Comment choisir le meilleur EDI?
Plusieurs facteurs doivent être pris en compte lors du choix d’un échange de données informatisé (EDI). Parmi les plus importants, citons le budget, la taille de l’entreprise et les besoins spécifiques. Il peut également être utile de prendre en compte la capacité de l’organisation à prendre en charge un système EDI avant de procéder à un achat. De nombreuses entreprises décident du type d'échange de données informatisé à acheter en fonction des systèmes qu'elles utilisent régulièrement.
Le format est un élément important à prendre en compte lors du choix d’un système d’échange de données informatisé. Certaines entreprises peuvent acheter une version utilisant un logiciel et devant être intégrée au système informatique de l'entreprise. C'est généralement une bonne option pour une grande entreprise dotée d'un personnel d'assistance technique. Les entreprises qui ne souhaitent pas télécharger un EDI peuvent utiliser une interface Web. Cela peut être une meilleure alternative pour les petites organisations.
Les besoins des entreprises avec lesquelles une organisation communique constituent un autre facteur à prendre en compte lors du choix d'un EDI. Certaines sociétés appliquent des règles strictes concernant le format et les méthodes de livraison utilisés pour le transport des documents. Bien que les échanges de données électroniques tendent à avoir une configuration universelle, certains détails peuvent être spécifiques à certains systèmes. Une entreprise peut également considérer un système utilisé par un partenaire comme une entité éprouvée s'il s'est avéré bénéfique pour cette entreprise.
Le budget est un autre facteur à prendre en compte lors de la recherche d'un EDI. Outre les frais de démarrage, il convient de garder à l'esprit le prix des mises à niveau et de la maintenance. Il peut également être utile d’évaluer le temps que le personnel technique consacrera au produit et d’en estimer l’impact financier.
Une interface EDI est un autre élément important à prendre en compte. Cela peut dépendre en partie de la capacité technique du personnel devant utiliser le système. Les employés plus compétents peuvent être disposés à gérer un système complexe, tandis que les professionnels moins techniques peuvent souhaiter une interface plus conviviale.
Il peut également être utile de déterminer le volume et le type de volume que l’échange de données électroniques devra traiter. Un facteur important à prendre en compte est le nombre moyen de documents à échanger, des estimations quotidiennes aux utilisations annuelles. Le nombre d'employés devant utiliser le système peut également jouer un rôle dans la décision d'achat. Il peut être plus facile d’utiliser une interface Web si plusieurs personnes sont censées envoyer des documents.