Hvordan velger jeg den beste EDI?
Det er flere faktorer du må ta i betraktning når du velger en elektronisk datautveksling (EDI). Noe av det viktigste inkluderer budsjett, forretningsstørrelse og spesifikke behov. Det kan også være en fordel å vurdere organisasjonens evne til å støtte et EDI-system før du kjøper. Mange selskaper bestemmer hvilken elektronisk datautveksling de skal kjøpe basert på hvilke systemer selskapene de regelmessig kommuniserer med bruker.
Format er et viktig element å ta hensyn til når du velger et elektronisk datautvekslingssystem. Noen selskaper kan kjøpe en versjon som bruker programvare og må være integrert i organisasjonens datasystem. Dette er vanligvis et godt alternativ for et større selskap med teknisk støttepersonell. Bedrifter som ikke ønsker å laste ned en EDI, kan bruke et nettbasert grensesnitt. Dette kan være et bedre alternativ for mindre organisasjoner.
Bedriftene til selskapene som en organisasjon kommuniserer med er en annen faktor å ta hensyn til når du velger en EDI. Noen selskaper har strenge regler for format og leveringsmetoder som brukes til å transportere dokumenter. Mens elektroniske datautvekslinger har en universell konfigurasjon, er det noen detaljer som kan være spesifikke for visse systemer. Et selskap kan også se et system som brukes av en partner som en velprøvd enhet hvis det har vist seg å være gunstig for den virksomheten.
Budsjett er en annen faktor å vurdere når du søker etter en EDI. I tillegg til oppstartsgebyrer, er prisen på oppgraderinger og vedlikehold også viktig å huske på. Det kan også være nyttig å vurdere hvor mye tid teknisk personale vil bruke med produktet og estimere den økonomiske effekten.
En EDIs grensesnitt er et annet viktig element å ta i betraktning. Dette kan delvis være avhengig av den tekniske evnen til personalet som skal bruke systemet. Kyndige medarbeidere kan være villige til å administrere et komplekst system, mens mindre tekniske fagpersoner kanskje ønsker et mer brukervennlig grensesnitt.
Det kan også være nyttig å vurdere hvor mye og hva slags volum den elektroniske datautvekslingen forventes å håndtere. En viktig faktor å vurdere er gjennomsnittlig antall dokumenter som skal utveksles, fra daglig estimat til årlig bruk. Antall ansatte som forventes å bruke systemet kan også spille en rolle i kjøpsbeslutningen. Det kan være lettere å bruke et webgrensesnitt hvis flere forventes å sende dokumenter.