Wie wähle ich das beste EDI aus?
Bei der Auswahl eines elektronischen Datenaustauschs (EDI) sind mehrere Faktoren zu berücksichtigen. Zu den wichtigsten gehören Budget, Unternehmensgröße und spezifische Anforderungen. Es kann auch von Vorteil sein, die Fähigkeit des Unternehmens zu berücksichtigen, ein EDI-System zu unterstützen, bevor ein Kauf getätigt wird. Viele Unternehmen entscheiden auf der Grundlage der Systeme, mit denen die Unternehmen, mit denen sie regelmäßig kommunizieren, entscheiden, welchen elektronischen Datenaustausch sie kaufen möchten.
Das Format ist ein wichtiges Element, das bei der Auswahl eines elektronischen Datenaustauschsystems zu berücksichtigen ist. Einige Unternehmen erwerben möglicherweise eine Version, die Software verwendet und in das Computersystem des Unternehmens integriert sein muss. Dies ist in der Regel eine gute Option für ein größeres Unternehmen mit Personal für technischen Support. Unternehmen, die kein EDI herunterladen möchten, können eine webbasierte Oberfläche verwenden. Dies kann eine bessere Alternative für kleinere Organisationen sein.
Die Bedürfnisse der Unternehmen, mit denen eine Organisation kommuniziert, sind ein weiterer Faktor, der bei der Auswahl eines EDI berücksichtigt werden muss. Einige Unternehmen haben strenge Vorschriften hinsichtlich des Formats und der Zustellungsmethoden für den Transport von Dokumenten. Während der elektronische Datenaustausch in der Regel universell konfiguriert ist, gibt es einige Details, die für bestimmte Systeme spezifisch sein können. Ein Unternehmen kann ein System, das von einem Partner verwendet wird, auch als bewährte Einheit betrachten, wenn sich herausgestellt hat, dass es für dieses Unternehmen von Vorteil ist.
Das Budget ist ein weiterer zu berücksichtigender Faktor bei der Suche nach einem EDI. Neben den Startgebühren sind auch die Kosten für Upgrades und Wartung zu berücksichtigen. Es kann auch nützlich sein, zu bewerten, wie viel Zeit das technische Personal mit dem Produkt verbringen wird, und die finanziellen Auswirkungen abzuschätzen.
Die EDI-Schnittstelle ist ein weiteres wichtiges Element, das berücksichtigt werden muss. Dies kann teilweise von der technischen Fähigkeit des Personals abhängen, das das System nutzen soll. Kompetentere Mitarbeiter sind möglicherweise bereit, ein komplexes System zu verwalten, während weniger technische Experten eine benutzerfreundlichere Oberfläche wünschen.
Es kann auch hilfreich sein zu überlegen, wie viel und welches Volumen der elektronische Datenaustausch voraussichtlich bewältigen wird. Ein wichtiger Faktor, der berücksichtigt werden muss, ist die durchschnittliche Anzahl der auszutauschenden Dokumente, von der täglichen Schätzung bis zur jährlichen Nutzung. Die Anzahl der Mitarbeiter, von denen erwartet wird, dass sie das System nutzen, kann ebenfalls einen Einfluss auf die Kaufentscheidung haben. Es kann einfacher sein, eine Weboberfläche zu verwenden, wenn mehrere Personen Dokumente senden sollen.