Hoe kies ik de beste EDI?

Er zijn verschillende factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het kiezen van een elektronische gegevensuitwisseling (EDI). Enkele van de belangrijkste zijn budget, bedrijfsomvang en specifieke behoeften. Het kan ook nuttig zijn om na te denken over het vermogen van de organisatie om een ​​EDI-systeem te ondersteunen voordat u een aankoop doet. Veel bedrijven beslissen welke elektronische gegevensuitwisseling ze kopen op basis van de systemen waarmee ze regelmatig communiceren.

Formaat is een belangrijk element om te overwegen bij het kiezen van een elektronisch gegevensuitwisselingssysteem. Sommige bedrijven kopen mogelijk een versie die software gebruikt en die moet worden geïntegreerd met het computersysteem van de organisatie. Dit is meestal een goede optie voor een groter bedrijf met technisch ondersteunend personeel. Bedrijven die geen EDI willen downloaden, kunnen een webgebaseerde interface gebruiken. Dit kan een beter alternatief zijn voor kleinere organisaties.

De behoeften van de bedrijven waarmee een organisatie communiceert, is een andere factor waarmee rekening moet worden gehouden bij het kiezen van een EDI. Sommige bedrijven hebben strikte voorschriften met betrekking tot het formaat en de leveringsmethoden die worden gebruikt om documenten te vervoeren. Hoewel elektronische gegevensuitwisselingen meestal een universele configuratie hebben, zijn er enkele details die specifiek kunnen zijn voor bepaalde systemen. Een bedrijf kan ook een systeem dat door een partner wordt gebruikt als een bewezen entiteit zien als het heeft aangetoond dat het voordelig is voor dat bedrijf.

Budget is een andere factor om te overwegen bij het zoeken naar een EDI. Naast opstartkosten zijn ook de prijs van upgrades en onderhoud van belang. Het kan ook nuttig zijn om te evalueren hoeveel tijd technisch personeel met het product zal doorbrengen en een schatting maken van de financiële impact.

De interface van een EDI is een ander belangrijk element om te overwegen. Dit kan gedeeltelijk afhankelijk zijn van de technische bekwaamheid van het personeel dat het systeem moet gebruiken. Vaardigere medewerkers zijn misschien bereid om een ​​complex systeem te beheren, terwijl minder technische professionals wellicht een gebruiksvriendelijkere interface wensen.

Het kan ook nuttig zijn om te overwegen hoeveel en wat voor soort volume de elektronische gegevensuitwisseling naar verwachting zal verwerken. Een belangrijke factor om te overwegen is het gemiddelde aantal uit te wisselen documenten, van dagelijkse schattingen tot jaarlijks gebruik. Het aantal werknemers dat naar verwachting het systeem zal gebruiken, kan ook een rol spelen bij de aankoopbeslissing. Het kan gemakkelijker zijn om een ​​webinterface te gebruiken als van meerdere mensen wordt verwacht dat ze documenten verzenden.