Hvordan vælger jeg den bedste EDI?
Der er flere faktorer, man skal overveje, når man vælger en elektronisk dataudveksling (EDI). Nogle af de vigtigste inkluderer budget, forretningsstørrelse og specifikke behov. Det kan også være fordelagtigt at overveje organisationens evne til at understøtte et EDI-system, før der foretages et køb. Mange virksomheder beslutter, hvilken elektronisk dataudveksling de skal købe, baseret på hvilke systemer de virksomheder, de regelmæssigt kommunikerer med, bruger.
Format er et vigtigt element, du skal overveje, når du vælger et elektronisk dataudvekslingssystem. Nogle virksomheder køber muligvis en version, der bruger software og skal integreres i organisationens computersystem. Dette er typisk en god mulighed for et større firma med teknisk supportpersonale. Virksomheder, der ikke ønsker at downloade en EDI, kan bruge en webbaseret interface. Dette kan være et bedre alternativ for mindre organisationer.
Behovene hos de virksomheder, som en organisation kommunikerer med, er en anden faktor, man skal overveje, når man vælger en EDI. Nogle virksomheder har strenge regler for format og leveringsmetoder, der bruges til at transportere dokumenter. Mens elektroniske dataudvekslinger har tendens til at have en universel konfiguration, er der nogle detaljer, der kan være specifikke for visse systemer. Et firma kan også se et system, der bruges af en partner som en bevist enhed, hvis det har vist sig at være gavnligt for denne virksomhed.
Budget er en anden faktor, man skal overveje, når man søger efter en EDI. Ud over startgebyrer er prisen på opgraderinger og vedligeholdelse også vigtig at huske. Det kan også være nyttigt at evaluere, hvor meget tid teknisk personale vil bruge med produktet og estimere den økonomiske virkning.
En EDI's interface er et andet vigtigt element at overveje. Dette kan til dels afhænge af den tekniske evne for det personale, der skal bruge systemet. Mere dygtige medarbejdere er muligvis villige til at styre et komplekst system, mens mindre tekniske fagfolk måske ønsker en mere brugervenlig grænseflade.
Det kan også være nyttigt at overveje, hvor meget og hvilken mængde den elektroniske dataudveksling forventes at håndtere. En vigtig faktor, der skal overvejes, er det gennemsnitlige antal dokumenter, der skal udveksles, fra daglig estimering til årlig brug. Antallet af medarbejdere, der forventes at bruge systemet, kan også spille en faktor i købsbeslutningen. Det kan lettere at bruge en webgrænseflade, hvis flere mennesker forventes at sende dokumenter.