Hvad er bottom-up budgettering?
Bund-up-budgettering er en måde at bogføre, hvor hver enkelt afdeling bestemmer det penge, der er nødvendigt for at gennemføre projekter. Dette beløb inkluderer de individuelle opgaver, der er involveret i hvert projekt og alle nødvendige materialer eller udstyr, samt omkostningerne ved arbejdskraft og drift af afdelingen. Tallene fra hver afdeling tilføjes derefter for at bestemme et samlet budget. I nogle tilfælde opdeler bottom-up-budgettering beløbet op i månedlige omkostninger, og derefter tilføjes disse omkostninger for at komme med et årligt budget. Selvom dette betragtes som en relativt nøjagtig budgetteringsmetode for både små og store organisationer og virksomheder, er der ofte en fare for, at individuelle medarbejdere eller afdelinger polstrer budgettet og fører til spild.
Denne type budgettering begynder med, at hver afdeling i en virksomhed bestemmer, hvilke opgaver der er nødvendige for at gennemføre hvert projekt eller opfylde virksomhedens mål. Disse opgaver tildeles derefter et estimeret monetært beløb, der indregner de ressourcer, materialer og udstyr, der er nødvendigt for at fuldføre opgaven. Dette kan omfatte kontorartikler, køb af nyt udstyr og byggematerialer såvel som kontrahering af arbejde og andre forventede monetære udgifter pr. Projekt eller opgave.
En stor del af bottom-up-budgetteringen er en afdeling, der bestemmer omkostningerne ved at køre selv. Dette inkluderer lønninger og fordele for nuværende ansatte og de potentielle momsomkostninger ved at ansætte yderligere arbejdstagere efter behov. I denne del af budgettet er vedligeholdelse af udstyr og bygningen, der er besat af afdelingen, om nødvendigt også inkluderet i budgettet. Når hver afdeling bestemmer de samlede omkostninger ved at opfylde de forventede mål og køre afdelingen, kommer lederne af hver gruppe typisk sammen med øverste niveau for at fastlægge et samlet budget. I bottom-up-budgettering vurderes estimaterne fra hver afdeling som en gruppe og tilføjes sammen for et samlet monetært beløb.
Den måde, budgettet opdeles på, afhænger i vid udstrækning af virksomheden og dens behov. I nogle tilfælde kan hver afdeling bestemme et budget baseret på hver måneds forventede udgifter og derefter præsentere disse tal for gruppen. Virksomheder, der administrerer eller udfører store projekter, hvor de månedlige udgifter varierer drastisk baseret på, hvor langt et projekt er, vil typisk tilføje projektudgifter og driftsomkostninger for et årligt budget. Derefter sammensættes numrene fra hver afdeling for at bestemme et samlet virksomhedsbudget.
Bund-up-budgettering er ofte meget mere nøjagtig pr. Projekt end top-down-budgettering, hvor ledelsen på øverste niveau bestemmer, hvor mange penge der er til rådighed for hver afdeling eller projekt. På trods af dette er det ikke uden fejl. Medmindre der overvåges nøje, er der risiko for, at hver afdeling tilføjer ekstra linjeposter, projekter eller driftsudgifter for at give afdelingen en pude. I tilfælde, hvor hver afdeling gør dette, er der en risiko for spild.