Hva er bottom-up budsjettering?

Budsjettering fra under-opp er en måte å gjøre regnskap der hver enkelt avdeling bestemmer hvor mye penger som er nødvendig for å fullføre prosjekter. Dette beløpet inkluderer de individuelle oppgavene som er involvert i hvert prosjekt og nødvendig materiale eller utstyr, samt kostnadene for arbeidskraft og drift av avdelingen. Tallene fra hver avdeling legges deretter sammen for å bestemme et samlet budsjett. I noen tilfeller deler budsjettering nedenfra og opp beløpet opp i månedlige kostnader, og deretter blir disse kostnadene lagt sammen for å komme med et årlig budsjett. Selv om dette anses som en relativt nøyaktig budsjetteringsmetode for både små og store organisasjoner og selskaper, er det ofte en fare for at enkeltansatte eller avdelinger skal fylle budsjettet, og føre til avfall.

Denne typen budsjettering begynner med at hver avdeling i et selskap bestemmer hvilke oppgaver som er nødvendige for å fullføre hvert prosjekt eller oppfylle bedriftens mål. Disse oppgavene blir deretter tildelt et estimert monetært beløp, som tar hensyn til ressursene, materialene og utstyret som er nødvendig for å fullføre oppgaven. Dette kan omfatte kontorrekvisita, innkjøp av nytt utstyr og byggematerialer, samt utleie av arbeid og andre økonomiske utgifter som forventes for hvert prosjekt eller oppgave.

En stor del av budsjetteringen nedenfra og opp er en avdeling som bestemmer kostnadene for å drive selv. Dette inkluderer lønn og fordeler for nåværende ansatte og potensielle tilleggskostnader for å ansette flere arbeidere etter behov. I denne delen av budsjettet er vedlikehold av utstyr og bygningen okkupert av avdelingen, hvis aktuelt, også inkludert i budsjettet. Når hver avdeling bestemmer de samlede kostnadene for å oppfylle de forventede målene og styre avdelingen, kommer lederne for hver gruppe vanligvis sammen med øverste ledelse for å bestemme et samlet budsjett. I budsjettering nedenfra og opp gjennomgås estimatene fra hver avdeling som en gruppe og legges sammen for et samlet monetært beløp.

Måten budsjettet blir brutt på, avhenger i stor grad av selskapet og dets behov. I noen tilfeller kan hver avdeling bestemme et budsjett basert på hver måneds forventede utgifter, og deretter presentere disse tallene for gruppen. Bedrifter som administrerer eller gjennomfører store prosjekter, der de månedlige utgiftene vil variere drastisk basert på hvor langt langs et prosjekt er, vil typisk legge opp prosjektutgiftene og driftskostnadene for et årlig budsjett. Deretter blir tallene fra hver avdeling satt sammen for å bestemme et samlet selskapsbudsjett.

Budsjettering fra under-opp er ofte mye mer nøyaktig per prosjekt enn budsjettering fra ovenfra og ned, der ledelsen på øverste nivå bestemmer hvor mye penger som er tilgjengelig for hver avdeling eller prosjekt. Til tross for dette er det ikke uten feil. Med mindre det overvåkes nøye, er det fare for at hver avdeling legger inn ekstra artikkelvarer, prosjekter eller driftsutgifter for å gi avdelingen en pute. I tilfeller der hver avdeling gjør dette, er det fare for avfall.