Wat is bottom-up budgettering?
Bottom-up budgettering is een manier van boekhouding waarbij elke afzonderlijke afdeling bepaalt hoeveel geld nodig is om projecten te voltooien. Dit bedrag omvat de individuele taken die bij elk project zijn betrokken en alle benodigde materialen of apparatuur, evenals de arbeidskosten en het runnen van de afdeling. De nummers van elke afdeling worden vervolgens bij elkaar opgeteld om een algemeen budget te bepalen. In sommige gevallen splitst bottom-up budgettering het bedrag op in maandelijkse kosten en vervolgens worden deze kosten bij elkaar opgeteld om te komen tot een jaarlijks budget. Hoewel dit wordt beschouwd als een relatief nauwkeurige budgetteringsmethode voor zowel kleine als grote organisaties en bedrijven, bestaat het gevaar dat individuele werknemers of afdelingen het budget aanvullen, wat tot verspilling leidt.
Dit type budgettering begint met elke afdeling binnen een bedrijf die bepaalt welke taken nodig zijn om elk project te voltooien of bedrijfsdoelstellingen te bereiken. Aan deze taken wordt vervolgens een geschat geldbedrag toegekend, waarbij rekening wordt gehouden met de middelen, materialen en apparatuur die nodig zijn om de taak te voltooien. Dit kan kantoorbenodigdheden, nieuwe apparatuur en bouwmaterialen omvatten, evenals uitbesteding van werk en andere verwachte monetaire kosten per project of taak.
Een groot deel van de bottom-up budgettering is een afdeling die zelf de kosten bepaalt. Dit omvat de salarissen en voordelen van huidige werknemers en de potentiële extra kosten om indien nodig extra werknemers in te huren. In dit deel van het budget zijn onderhoud van apparatuur en het gebouw van de afdeling, indien van toepassing, ook opgenomen in het budget. Zodra elke afdeling de totale kosten bepaalt van het behalen van de verwachte doelen en het runnen van de afdeling, komen de hoofden van elke groep meestal samen met management op het hoogste niveau om een algemeen budget te bepalen. Bij bottom-up budgettering worden de schattingen van elke afdeling als een groep beoordeeld en bij elkaar opgeteld voor een algemeen geldbedrag.
De manier waarop het budget wordt verdeeld, hangt grotendeels af van het bedrijf en zijn behoeften. In sommige gevallen kan elke afdeling een budget bepalen op basis van de verwachte uitgaven van elke maand en deze cijfers vervolgens aan de groep presenteren. Bedrijven die grote projecten beheren of uitvoeren, waarbij de maandelijkse uitgaven drastisch zullen variëren op basis van hoe ver een project is, zullen doorgaans de projectkosten en operationele kosten optellen voor een jaarlijks budget. Vervolgens worden de nummers van elke afdeling samengesteld om een algemeen bedrijfsbudget te bepalen.
Bottom-up budgettering is vaak veel nauwkeuriger, per project, dan top-down budgettering, waarbij management op het hoogste niveau de hoeveelheid geld bepaalt die beschikbaar is voor elke afdeling of project. Ondanks dit is het niet zonder fouten. Tenzij nauwlettend gevolgd, bestaat het risico dat elke afdeling extra regelitems, projecten of bedrijfskosten toevoegt om de afdeling een kussen te geven. In gevallen waarin elke afdeling dit doet, bestaat er verspilling.