Was ist Bottom-Up-Budgetierung?
Bottom-up-Budgetierung ist eine Art der Rechnungslegung, bei der jede einzelne Abteilung den für die Durchführung von Projekten erforderlichen Geldbetrag festlegt. Dieser Betrag beinhaltet die einzelnen Aufgaben, die mit jedem Projekt verbunden sind, sowie alle erforderlichen Materialien und Ausrüstungen sowie die Arbeitskosten und den Betrieb der Abteilung. Die Nummern aus jeder Abteilung werden dann addiert, um ein Gesamtbudget zu bestimmen. In einigen Fällen wird der Betrag durch Bottom-up-Budgetierung in monatliche Kosten aufgeteilt. Diese Kosten werden dann zu einem Jahresbudget addiert. Während dies für kleine und große Organisationen sowie Unternehmen als relativ genaue Budgetierungsmethode angesehen wird, besteht häufig die Gefahr, dass einzelne Mitarbeiter oder Abteilungen das Budget ausfüllen und Verschwendung verursachen.
Diese Art der Budgetierung beginnt damit, dass jede Abteilung innerhalb eines Unternehmens festlegt, welche Aufgaben erforderlich sind, um jedes Projekt abzuschließen oder die Unternehmensziele zu erreichen. Diesen Aufgaben wird dann ein geschätzter Geldbetrag zugewiesen, wobei die zur Erledigung der Aufgabe erforderlichen Ressourcen, Materialien und Ausrüstungsgegenstände berücksichtigt werden. Dies kann Büromaterial, den Kauf neuer Geräte und Baumaterialien sowie die Vergabe von Aufträgen und sonstige zu erwartende Kosten pro Projekt oder Aufgabe umfassen.
Ein großer Teil des Bottom-Up-Budgets ist eine Abteilung, die die Betriebskosten selbst bestimmt. Dies umfasst die Gehälter und Leistungen der derzeitigen Mitarbeiter sowie die potenziellen zusätzlichen Kosten für die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter, sofern erforderlich. In diesem Teil des Haushaltsplans sind auch die Instandhaltung der Ausrüstung und des von der Abteilung genutzten Gebäudes (falls zutreffend) im Haushaltsplan enthalten. Sobald jede Abteilung die Gesamtkosten für die Erreichung der erwarteten Ziele und die Leitung der Abteilung ermittelt hat, treffen sich die Leiter jeder Gruppe in der Regel mit dem Management der oberen Ebene, um das Gesamtbudget festzulegen. Bei der Bottom-up-Budgetierung werden die Schätzungen der einzelnen Abteilungen als Gruppe überprüft und zu einem monetären Gesamtbetrag addiert.
Die Art und Weise, in der das Budget aufgeteilt wird, hängt weitgehend vom Unternehmen und seinen Bedürfnissen ab. In einigen Fällen kann jede Abteilung ein Budget basierend auf den erwarteten Ausgaben jedes Monats festlegen und diese Zahlen dann der Gruppe vorlegen. Unternehmen, die große Projekte verwalten oder durchführen, bei denen die monatlichen Kosten je nach Projektdauer drastisch variieren, addieren in der Regel die Projektkosten und die Betriebskosten für ein Jahresbudget. Anschließend werden die Zahlen aus den einzelnen Abteilungen zusammengestellt, um das Gesamtbudget des Unternehmens zu ermitteln.
Bottom-up-Budgetierung ist pro Projekt oft viel genauer als Top-down-Budgetierung, bei der das Management der oberen Ebene den für jede Abteilung oder jedes Projekt verfügbaren Geldbetrag festlegt. Trotzdem ist es nicht ohne Fehler. Wenn dies nicht genau überwacht wird, besteht das Risiko, dass jede Abteilung zusätzliche Werbebuchungen, Projekte oder Betriebskosten hinzufügt, um der Abteilung einen Puffer zu bieten. In Fällen, in denen jede Abteilung dies tut, besteht die Gefahr der Verschwendung.