Was ist ein Workflow-Management-System?
Ein Workflow-Management-System ist ein Computersystem, mit dessen Hilfe Informationen zu den Teilen des Workflows erstellt, verwaltet und gespeichert werden können. Der Zweck eines solchen Systems besteht darin, Berichte und andere nützliche Daten zu erstellen, die den Workflow verbessern und die Produktivität steigern können, indem Dinge hervorgehoben werden, die sich schneller bewegen könnten und Bereiche, in denen die Effizienz gesteigert werden könnte. Workflow-Management ist ein ziemlich neues Konzept in der Arbeitswelt. Beim Workflow-Management handelt es sich im Wesentlichen um die Idee, dass durch das Verwalten des Fortschritts von Daten, Dokumenten, Leads und anderen arbeitsbezogenen Elementen der Arbeitsprozess rationalisiert und etwaige Fehler innerhalb des Prozesses einfach dokumentiert werden können.
Workflow-Management-Systeme werden in der heutigen Geschäftsumgebung aus einer Reihe von Gründen eingesetzt. Ein Hauptgrund für die zunehmende Verwendung und Einhaltung eines Workflow-Management-Systems ist, dass das System zur Nachverfolgung der Mitarbeiterleistung verwendet werden kann. Durch die Aufzeichnung aller Daten im Workflow-Management-System können Sie bei einem späteren Auftreten eines Problems leicht feststellen, wo das Problem entstanden ist, und entsprechende Maßnahmen ergreifen. Auf diese Weise kann bestätigt werden, dass jeder Mitarbeiter seine Arbeit ordnungsgemäß und rechtzeitig erledigt. Mitarbeiter können auch für Arbeiten zur Verantwortung gezogen werden, die nicht rechtzeitig oder nicht ordnungsgemäß ausgeführt wurden.
Eine andere Verwendung für ein Workflow-Management-System ist die Unterstützung des Kundendienstprozesses. Zu diesem Zweck verwendete Workflow-Management-Systeme werden häufig als Customer Relationship Management-Systeme oder CRMs bezeichnet. CRMs helfen dem Kundendienst, indem sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter des Kundendienstes Zugang zu einer detaillierten Aufzeichnung von allem haben, was getan wurde, um einem Kunden bei einer Beschwerde zu helfen. Diese Systeme verfolgen auch jeden Kontakt mit einem Kunden, sodass für jedes auftretende Problem der Nachweis erbracht werden kann, wer mit wem gesprochen hat. CRMs sind auch nützlich für das Marketing an Kunden, wenn das Unternehmen, das das CRM einsetzt, dies für richtig hält.
Solche Systeme können auch die Produktivität und Produktion in Fabrikumgebungen verbessern. Durch die Verfolgung des Produktionsprozesses vom Rohmaterial bis zum fertigen Produkt mithilfe eines Workflow-Management-Systems wird es wesentlich einfacher, Engpässe im Produktionszyklus zu erkennen. Das Erkennen ineffizienter Prozesse, die Verzögerungen oder Mehrarbeit und Kosten verursachen, kann ebenfalls einfacher werden. Die Verwendung eines Workflow-Management-Systems kann daher eine hervorragende Möglichkeit sein, die Produktivität, Verantwortlichkeit und Kundenbeziehung in jedem Unternehmen zu verbessern.