Vad är ett arbetsflödeshanteringssystem?

Ett arbetsflödeshanteringssystem är ett datorsystem som är avsett att hjälpa till att skapa, underhålla och lagra information om arbetsflödesdelarna. Syftet med ett sådant system är att hjälpa till att skapa rapporter och annan användbar data som kan förbättra arbetsflödesprocessen och bidra till att förbättra produktiviteten genom att betona saker som kan röra sig snabbare och områden där effektiviteten skulle kunna ökas. Arbetsflödeshantering är ett ganska nytt koncept i arbetsvärlden. I huvudsak är arbetsflödeshantering idén att genom att hantera utvecklingen av data, dokument, leads och andra arbetsrelaterade objekt kan arbetsprocessen effektiviseras och eventuella fel i processen enkelt kan dokumenteras.

Arbetsflödeshanteringssystem används av ett antal skäl i dagens affärsmiljö. Ett huvudskäl till ökad användning och anslutning till ett arbetsflödeshanteringssystem är att systemet kan användas för att spåra anställdas prestanda. Genom att spela in allt i arbetsflödeshanteringssystemet, om ett problem senare uppstår, är det lätt att se var problemet har sitt ursprung och vidta lämpliga åtgärder. På detta sätt kan det bekräftas att varje anställd utför sitt arbete ordentligt och i rätt tid; anställda kan också hållas ansvariga för arbete som inte avslutades i tid, eller som avslutades felaktigt.

En annan användning för ett arbetsflödeshanteringssystem är att hjälpa till med kundserviceprocessen. Arbetsflödeshanteringssystem som används för detta ändamål kallas ofta Customer Relationship Management-system eller CRM. CRM hjälper kundservice genom att se till att kundservicearbetarna har tillgång till en detaljerad registrering av allt som har gjorts för att hjälpa en kund med ett klagomål. Dessa system spårar också varje kontakt med en kund så att bevis på "vem som pratade med vem" kan hittas för alla problem som kan uppstå. CRM är också användbara för marknadsföring till kunder när som helst företaget som anställer CRM ser lämpligt.

Sådana system kan också förbättra produktiviteten och produktionen i fabriksmiljöer. Genom att kunna spåra produktionsprocessen från råmaterial till färdig produkt med hjälp av ett arbetsflödeshanteringssystem blir det mycket lättare att identifiera flaskhalsar i produktionscykeln. Det kan också bli enklare att identifiera ineffektiva processer som orsakar förseningar eller överdrivet arbete och kostnader. Att använda ett arbetsflödeshanteringssystem kan således vara ett bra sätt att förbättra produktivitet, ansvarighet och kundrelationer i alla företag.