Co je to Workflow Management System?

Systém správy pracovních toků je počítačový systém, který má pomáhat vytvářet, udržovat a ukládat informace o částech pracovního postupu. Účelem takového systému je pomoci vytvářet zprávy a další užitečná data, která mohou zlepšit pracovní postup a zlepšit produktivitu zdůrazněním věcí, které by se mohly pohybovat rychleji, a oblastí, kde by se mohla zvýšit efektivita. Řízení pracovního postupu je ve světě práce zcela nový koncept. V zásadě je řízení pracovního postupu myšlenkou, že řízením vývoje dat, dokumentů, potenciálních zákazníků a dalších položek souvisejících s prací lze proces práce zefektivnit a případné chyby v procesu lze snadno dokumentovat.

Systémy řízení pracovního toku se v dnešním obchodním prostředí používají z mnoha důvodů. Jedním z hlavních důvodů pro zvýšené používání a dodržování systému správy pracovních toků je to, že tento systém lze použít ke sledování výkonu zaměstnanců. Zaznamenáním všeho do systému správy pracovních toků, pokud se později objeví problém, je snadné zjistit, kde problém vznikl, a podniknout příslušné kroky. Tímto způsobem lze potvrdit, že každý zaměstnanec vykonává svoji práci řádně a včas; Zaměstnanci mohou být rovněž odpovědni za práci, která nebyla dokončena včas, nebo která byla dokončena nesprávně.

Dalším využitím systému správy pracovních toků je pomoc s procesem zákaznických služeb. Systémy řízení pracovního toku používané pro tento účel se často nazývají systémy řízení vztahů se zákazníky nebo CRM. CRM pomáhají zákaznickému servisu tím, že zajišťují, aby pracovníci zákaznického servisu měli přístup k podrobnému záznamu všeho, co bylo provedeno pro pomoc zákazníkovi se stížností. Tyto systémy také sledují každý kontakt se zákazníkem, takže lze najít důkaz „kdo s kým mluvil“ o jakémkoli problému, který může nastat. CRM jsou také užitečné pro marketing zákazníkům kdykoli společnost zaměstnávající CRM považuje za vhodnou.

Takové systémy mohou také zlepšit produktivitu a výrobu v továrních prostředích. Schopností sledovat výrobní proces od suroviny po hotový produkt pomocí systému řízení pracovního toku je mnohem snazší identifikovat úzká místa ve výrobním cyklu. Identifikace neefektivních procesů, které způsobují zpoždění nebo nadměrnou práci a náklady, může být také snazší. Používání systému správy pracovních toků tak může být skvělým způsobem, jak zlepšit produktivitu, odpovědnost a vztahy se zákazníky v jakékoli společnosti.