Vad är bottom-up-budgetering?

Budgetering nedifrån och upp är ett sätt att redovisa där varje enskild avdelning bestämmer hur mycket pengar som krävs för att slutföra projekt. Detta belopp inkluderar de enskilda uppgifterna som är involverade i varje projekt och alla nödvändiga material eller utrustning, samt kostnader för arbetskraft och drift av avdelningen. Siffrorna från varje avdelning läggs sedan samman för att bestämma en total budget. I vissa fall delas nedifrån och upp budgeten upp beloppet i månadskostnader, och sedan läggs dessa kostnader samman för att få en årlig budget. Även om detta betraktas som en relativt noggrann budgeteringsmetod för både små och stora organisationer och företag, finns det ofta en risk att enskilda anställda eller avdelningar fyller budgeten och leder till slöseri.

Denna typ av budgetering börjar med att varje avdelning i ett företag bestämmer vilka uppgifter som är nödvändiga för att slutföra varje projekt eller uppfylla företagets mål. Dessa uppgifter tilldelas sedan ett uppskattat monetärt belopp med beaktande av resurser, material och utrustning som behövs för att slutföra uppgiften. Detta kan omfatta kontorsmaterial, inköp av ny utrustning och byggmaterial, samt entreprenadarbetet och andra ekonomiska utgifter som förväntas per varje projekt eller uppgift.

En stor del av bottom-up-budgeteringen är en avdelning som bestämmer kostnaden för att köra själv. Detta inkluderar lön och förmåner för nuvarande anställda och den eventuella extra kostnaden för att anställa ytterligare arbetare vid behov. I denna del av budgeten ingår även underhåll av utrustning och den byggnad som avses av avdelningen, om tillämpligt, i budgeten. När varje avdelning har fastställt den totala kostnaden för att uppfylla de förväntade målen och driva avdelningen, kommer cheferna för varje grupp vanligtvis att sammanföra ledningen på övre nivå för att fastställa en total budget. I budgetering nedifrån och upp granskas uppskattningarna från varje avdelning som en grupp och läggs samman för ett övergripande monetärt belopp.

Hur budgeten delas upp beror till stor del på företaget och dess behov. I vissa fall kan varje avdelning fastställa en budget baserad på varje månads förväntade utgifter och sedan presentera dessa nummer för gruppen. Företag som hanterar eller genomför stora projekt, där de månatliga utgifterna kommer att variera drastiskt baserat på hur långt ett projekt är, kommer vanligtvis att lägga till projektutgifterna och driftskostnaderna för en årlig budget. Därefter sammanställs siffrorna från varje avdelning för att bestämma en total företagsbudget.

Budgetuppsättning nedifrån och upp är ofta mycket mer exakt per projekt än budgetering från top-down, där ledningen på övre nivå avgör hur mycket pengar som finns tillgängliga för varje avdelning eller projekt. Trots detta är det inte utan fel. Om inget övervakas noggrant, finns det en risk att varje avdelning lägger till extra linjeposter, projekt eller driftskostnader för att ge avdelningen en kudde. I de fall där varje avdelning gör det finns det risk för avfall.