Co to jest budżetowanie oddolne?

Budżetowanie oddolne to sposób księgowania, w którym każdy dział określa ilość pieniędzy niezbędnych do ukończenia projektów. Kwota ta obejmuje indywidualne zadania związane z każdym projektem oraz wszelkie niezbędne materiały lub wyposażenie, a także koszty pracy i prowadzenia działu. Liczby z każdego działu są następnie sumowane w celu ustalenia ogólnego budżetu. W niektórych przypadkach budżetowanie oddolne dzieli kwotę na koszty miesięczne, a następnie koszty te są sumowane w celu uzyskania budżetu rocznego. Chociaż jest to uważane za stosunkowo dokładną metodę budżetowania zarówno dla małych, jak i dużych organizacji i firm, często istnieje niebezpieczeństwo, że poszczególni pracownicy lub działy będą wypełniać budżet, co prowadzi do marnotrawstwa.

Ten rodzaj budżetowania rozpoczyna się od każdego działu wewnątrz firmy, który określa, jakie zadania są niezbędne do ukończenia każdego projektu lub osiągnięcia celów firmy. Zadaniom tym przypisuje się następnie szacunkową kwotę pieniężną, biorąc pod uwagę zasoby, materiały i wyposażenie potrzebne do wykonania zadania. Może to obejmować artykuły biurowe, zakup nowego sprzętu i materiałów budowlanych, a także zlecanie prac i wszelkie inne wydatki pieniężne spodziewane dla każdego projektu lub zadania.

Duża część budżetowania oddolnego to dział określający koszty samego prowadzenia. Obejmuje to wynagrodzenia i świadczenia obecnych pracowników oraz potencjalny dodatkowy koszt zatrudnienia dodatkowych pracowników w razie potrzeby. W tej części budżetu konserwacja sprzętu i budynek zajmowany przez departament, jeśli dotyczy, są również uwzględnione w budżecie. Gdy każdy dział określa całkowity koszt osiągnięcia oczekiwanych celów i prowadzenia działu, szefowie każdej grupy zazwyczaj spotykają się z kierownictwem wyższego szczebla w celu ustalenia ogólnego budżetu. W budżetowaniu oddolnym szacunki z każdego działu są weryfikowane jako grupa i sumowane dla ogólnej kwoty pieniężnej.

Sposób podziału budżetu zależy w dużej mierze od firmy i jej potrzeb. W niektórych przypadkach każdy dział może ustalić budżet na podstawie oczekiwanych wydatków każdego miesiąca, a następnie przedstawić te liczby grupie. Firmy, które zarządzają dużymi projektami lub je prowadzą, w których miesięczne wydatki będą się drastycznie różnić w zależności od tego, jak daleko jest projekt, zazwyczaj zsumują koszty projektu i koszty operacyjne w ramach rocznego budżetu. Następnie liczby z każdego działu są zestawiane w celu ustalenia ogólnego budżetu firmy.

Budżetowanie oddolne jest często znacznie dokładniejsze dla każdego projektu niż budżetowanie odgórne, w którym kierownictwo wyższego szczebla określa ilość pieniędzy dostępnych dla każdego działu lub projektu. Mimo to nie jest bez wad. O ile nie jest ściśle monitorowany, istnieje ryzyko, że każdy dział doda dodatkowe pozycje, projekty lub wydatki operacyjne, aby zapewnić działowi poduszkę. W przypadku, gdy robi to każdy dział, istnieje ryzyko marnotrawstwa.