Comment choisir les meilleurs fournisseurs d'impartition?
De nos jours, les petites et grandes entreprises ont parfois recours à des fournisseurs externes pour gérer l’entreprise de manière plus efficace et plus économique. Un certain nombre de fonctions peuvent être externalisées avec succès, notamment la paie, la comptabilité générale, les services technologiques et même les relations publiques. Il est important de trouver les bons fournisseurs pour s’assurer que ces fonctions importantes sont exécutées d’une manière qui profitera à votre entreprise, plutôt que de créer plus de problèmes qu’elles ne résolvent.
Votre première tâche pour trouver les bons fournisseurs d’externalisation est de vous poser quelques questions de base. Tout d’abord, pourquoi sous-traiter en premier lieu? La raison en est souvent que vos ressources sont limitées et que vous devez limiter vos dépenses au minimum. Le coût d'utilisation des fournisseurs pour répondre à certains de vos besoins est généralement bien inférieur aux salaires et avantages que vous auriez à payer pour que du personnel à temps plein assume les mêmes fonctions.
Ensuite, dressez une liste de ce que vous devez accomplir. Par exemple, si vous souhaitez faire appel à des sous-traitants pour gérer votre masse salariale, définissez ce que vous devez faire dans le cadre de ce projet. Tous vos employés sont-ils payés chaque semaine, toutes les deux semaines ou tous les mois? Avez-vous des employés horaires et des employés salariés? Voulez-vous que le service gère toutes les retenues à la source et les rapports à l'agence fiscale appropriée? En sachant ce que vous souhaitez que le fournisseur fasse, il sera beaucoup plus facile d'identifier des partenaires fournisseurs potentiels capables de gérer toutes les tâches sans problèmes particuliers.
Une fois que vous savez pourquoi vous souhaitez sous-traiter et ce que vous devez faire dans le cadre du projet de sous-traitance, vous êtes prêt à évaluer des fournisseurs spécifiques. Cela commence souvent par demander des devis ou des propositions pour leurs services. N'oubliez pas que vous pouvez soumettre une demande de proposition spécifique (RFP) à chaque partenaire potentiel. Incluez un format spécifique pour la réponse. Cela facilitera beaucoup le processus de comparaison des avantages et des prix de chaque fournisseur potentiel.
En plus d'obtenir des informations sur les services de tarification et d'assistance, vous souhaiterez peut-être également obtenir des références pour chacun des fournisseurs de sous-traitance que vous envisagez. Même si un programme peut sembler très bon sur le papier, vous voulez être sûr qu’un fournisseur donné respecte ces promesses. Parlez à d'autres utilisateurs du fournisseur et demandez-leur si leur personnel est toujours professionnel, s'il effectue ses tâches rapidement et quelle est son efficacité face à tout type de situation d'urgence.
Ce n'est qu'après avoir évalué chacun des fournisseurs de services d'impartition de votre liste et choisi le fournisseur qui répond à vos besoins si vous envisagez de signer un accord. Lisez tous les termes et conditions avant de signer quoi que ce soit. Posez des questions s'il y a un article ou une section que vous ne comprenez pas. Une fois que vous êtes certain que tout est en ordre, assurez-vous que les tâches que vous avez assignées au fournisseur sont traitées avec soin et efficacité.