Wie wähle ich die besten Outsourcing-Anbieter aus?

Heutzutage nutzen kleine und große Unternehmen manchmal Outsourcing-Anbieter, um das Unternehmen effizienter und kostengünstiger zu führen. Es gibt eine Reihe von Funktionen, die erfolgreich ausgelagert werden können, einschließlich Gehaltsabrechnung, allgemeine Buchhaltung, Technologiedienstleistungen und sogar Öffentlichkeitsarbeit. Es ist wichtig, die richtigen Anbieter zu finden, um sicherzustellen, dass diese wichtigen Funktionen so ausgeführt werden, dass sie Ihrem Unternehmen zugute kommen, anstatt mehr Probleme zu verursachen, als sie lösen.

Ihre erste Aufgabe bei der Suche nach den richtigen Outsourcing-Anbietern besteht darin, sich einige grundlegende Fragen zu stellen. Erstens, warum überhaupt auslagern? Der Grund dafür liegt häufig darin, dass Sie nur über begrenzte Ressourcen für das Unternehmen verfügen und die Kosten so gering wie möglich halten müssen. Die Kosten für die Verwendung von Anbietern für einige Ihrer Bedürfnisse sind in der Regel viel niedriger als die Gehälter und Leistungen, die Sie zahlen würden, wenn Vollzeitmitarbeiter dieselben Funktionen übernehmen würden.

Erstellen Sie als Nächstes eine Liste der Aufgaben, die Sie ausführen müssen. Wenn Sie sich beispielsweise mit Outsourcing-Anbietern befassen möchten, um Ihre Gehaltsabrechnung zu verwalten, definieren Sie, was Sie im Rahmen dieses Projekts tun müssen. Werden alle Ihre Mitarbeiter wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich bezahlt? Haben Sie sowohl stündliche als auch bezahlte Mitarbeiter? Möchten Sie, dass der Dienst alle Einbehaltungen und Meldungen an die zuständige Steuerbehörde vornimmt? Wenn Sie wissen, was der Anbieter tun soll, können Sie potenzielle Anbieterpartner leichter identifizieren, die alle Aufgaben ohne besondere Probleme verwalten können.

Sobald Sie wissen, warum Sie auslagern möchten und was Sie im Rahmen des Outsourcing-Projekts tun müssen, können Sie bestimmte Anbieter bewerten. Dies beginnt oft damit, Angebote oder Vorschläge für ihre Dienstleistungen einzuholen. Denken Sie daran, dass Sie jedem potenziellen Partner eine spezifische Angebotsanfrage (RFP) senden können. Geben Sie ein bestimmtes Format für die Antwort an. Dies erleichtert den Vergleich der Vorzüge und Preise der einzelnen potenziellen Anbieter erheblich.

Neben Informationen zu Preisen und Supportleistungen möchten Sie möglicherweise auch Referenzen für jeden der von Ihnen in Betracht gezogenen Outsourcing-Anbieter einholen. Während ein Programm auf dem Papier sehr gut aussieht, möchten Sie sicher sein, dass ein bestimmter Anbieter diese Versprechen auch tatsächlich einhält. Sprechen Sie mit anderen, die den Anbieter in Anspruch genommen haben, und fragen Sie, ob deren Personal immer professionell ist, ob sie Aufgaben rechtzeitig erledigen und wie effektiv sie mit jeder Art von Notsituation umgehen, die auftritt.

Erst wenn Sie jeden der Outsourcing-Anbieter auf Ihrer Liste bewertet und den Anbieter ausgewählt haben, der Ihren Anforderungen entspricht, sollten Sie eine Vereinbarung unterzeichnen. Lesen Sie alle Geschäftsbedingungen, bevor Sie etwas unterschreiben. Stellen Sie Fragen, wenn Sie eine Klausel oder einen Abschnitt nicht verstehen. Wenn Sie sicher sind, dass alles in Ordnung ist, sorgen Sie dafür, dass die Aufgaben, die Sie dem Anbieter zugewiesen haben, mit Sorgfalt und Effizienz erledigt werden.