Jak wybrać najlepszych dostawców outsourcingu?
Dziś małe i duże firmy czasami wykorzystują dostawców outsourcingu, aby zarządzać firmą w sposób bardziej wydajny i opłacalny. Istnieje wiele funkcji, które można z powodzeniem zlecić na zewnątrz, w tym płace, ogólna księgowość, usługi technologiczne, a nawet public relations. Znalezienie odpowiednich dostawców jest ważne, aby upewnić się, że te ważne funkcje są realizowane w sposób, który przyniesie korzyści Twojej firmie, a nie spowoduje więcej problemów niż ich rozwiązania.
Twoim pierwszym zadaniem w znalezieniu odpowiednich dostawców outsourcingu jest zadanie sobie kilku podstawowych pytań. Po pierwsze, dlaczego outsourcing w pierwszej kolejności? Często powodem jest to, że masz ograniczone zasoby dla firmy i musisz utrzymać wydatki na jak najniższym poziomie. Koszt korzystania z dostawców do niektórych potrzeb jest zwykle znacznie niższy niż wynagrodzenie i świadczenia, które zapłacilibyście, aby pracownicy zatrudnieni w pełnym wymiarze godzin wykonywali te same funkcje.
Następnie zrób listę rzeczy, które musisz osiągnąć. Na przykład, jeśli chcesz spojrzeć na dostawców outsourcingu, którzy zajmą się twoją listą płac, zdefiniuj, co będziesz musiał zrobić w ramach tego projektu. Czy wszyscy Twoi pracownicy otrzymują wynagrodzenie co tydzień, co dwa tygodnie lub co miesiąc? Czy masz pracowników godzinowych i najemnych? Czy chcesz, aby usługa obsługiwała wszystkie potrącenia i zgłaszanie do odpowiedniej agencji podatkowej? Wiedza o tym, co chcesz zrobić od dostawcy, znacznie ułatwi identyfikację potencjalnych partnerów dostawcy, którzy mogą bez problemu zarządzać wszystkimi zadaniami.
Kiedy już wiesz, dlaczego chcesz zlecić na zewnątrz i co musisz zrobić w ramach projektu outsourcingowego, jesteś gotowy do oceny konkretnych dostawców. Często zaczyna się od zapytania ofertowego lub propozycji ich usług. Pamiętaj, że możesz przesłać konkretne zapytanie ofertowe lub zapytanie ofertowe do każdego potencjalnego partnera. Dołącz określony format odpowiedzi. Takie postępowanie znacznie ułatwi porównywanie zalet i cen każdego potencjalnego dostawcy.
Oprócz uzyskiwania informacji o cenach i usługach wsparcia, możesz także chcieć uzyskać referencje dla każdego z rozważanych dostawców outsourcingu. Chociaż program może wyglądać bardzo dobrze na papierze, chcesz mieć pewność, że dany dostawca rzeczywiście dotrzyma tych obietnic. Porozmawiaj z innymi, którzy korzystali ze sprzedawcy i zapytaj, czy ich personel jest zawsze profesjonalny, czy wykonują zadania w odpowiednim czasie i jak skutecznie radzą sobie z każdym rodzącym się przypadkiem awaryjnym.
Dopiero po dokonaniu oceny każdego z dostawców outsourcingu na liście i wybraniu dostawcy, który spełnia Twoje potrzeby, powinieneś rozważyć podpisanie umowy. Przeczytaj wszystkie warunki przed podpisaniem czegokolwiek. Zadawaj pytania, jeśli istnieje klauzula lub sekcja, której nie rozumiesz. Gdy masz pewność, że wszystko jest w porządku, złóż zobowiązanie i spoczywaj spokojnie, aby zadania przypisane do dostawcy były wykonywane z rozwagą i wydajnością.