Comment créer un diagramme de processus métier?
Un diagramme de processus métiers décrit visuellement les processus métiers étape par étape dans le but de les améliorer. Il peut être créé par n'importe quelle organisation, quel que soit le processus. Les diagrammes de processus varient en complexité et en format. Le format, la portée et le niveau de détail doivent donc être établis avant le début de la création. Une fois les paramètres définis, les étapes séquentielles du processus peuvent être documentées graphiquement puis analysées. Les diagrammes peuvent être créés en utilisant une variété de techniques, en utilisant des notes autocollantes, du papier ou un logiciel spécialisé. Souvent, de petites équipes de personnes créent les diagrammes pour assurer leur minutie.
Définir la portée et les limites du diagramme de processus métier implique de comprendre les entrées, les interactions et les résultats du processus choisi. Les processus très complexes ou ceux qui se produisent à plusieurs niveaux d'organisation peuvent devoir être divisés en plusieurs diagrammes. La prise en compte initiale des processus à représenter et de leurs domaines d'application peut garantir que les avantages l'emportent sur les coûts de création.
Peu importe le niveau de détail, un diagramme de processus métiers n’est aussi utile que les informations qu’il contient. Mapper des équipes avec des membres de différentes étapes du processus peut donc fournir des informations précieuses qu’un seul créateur pourrait manquer. Malgré la taille du processus ou le nombre d'employés impliqués, les équipes doivent rester suffisamment petites pour être gérables.
Un diagramme de processus métiers peut être créé sur papier, avec des notes autocollantes, ou au moyen de programmes informatiques et de logiciels de processus métiers spécialisés. Les avantages de travailler avec du papier ou des notes autocollantes comprennent la vitesse de création, un temps d’éducation plus court et la facilité de manipulation. La création de diagrammes informatisés inclut un processus d'éducation plus long, mais elle augmente la longévité, facilite la transmission d'informations et peut être directement connectée à un logiciel de gestion des processus métier.
Un autre aspect du formatage consiste à choisir une notation de modélisation. La notation de modélisation des processus métiers, créée par la Business Process Management Initiative, est un exemple de système de notation graphique normalisé pour les diagrammes de processus. Les systèmes de notation normalisés peuvent faciliter la communication interministérielle ou interentreprises du diagramme une fois terminé. Par exemple, Business Process Modeling Notation utilise des rectangles pour représenter des activités, des diamants pour représenter des décisions et diverses flèches pour montrer une séquence. Il existe cependant d’autres formes de notation normalisée; la notation peut aussi être improvisée.
Une fois que la portée, le format et l'équipe de mappage ont été sélectionnés, les étapes de processus peuvent être représentées graphiquement pour compléter le diagramme. Réfléchir aux différentes étapes du processus avec l'équipe de cartographie est un moyen de compléter la documentation. S'en tenir aux normes de notation choisies à cette étape peut également aider à rationaliser la création. Le niveau de détail requis pour le mappage de processus dictera les informations requises à chaque étape, ce qui peut inclure les décalages temporels, les impressions des clients et les influences externes.
Plusieurs brouillons et révisions du diagramme de processus peuvent garantir que toutes les étapes ont été documentées. Une façon d'y parvenir est de suivre le processus en temps réel avec l'équipe de cartographie. Si le processus rend cela impossible, une évaluation peut être réalisée en distribuant des copies du diagramme de processus métiers aux membres de l'équipe ou aux employés. La réalisation du diagramme de processus métiers fournit aux utilisateurs une visualisation du processus métier du début à la fin, ce qui peut aider à la gestion et à l'optimisation des processus métiers.