Hur gör jag ett affärsprocessdiagram?

Ett affärsprocessdiagram visar visuellt affärsprocesser steg för steg med målet att förbättra dem, och det kan skapas av alla organisationer för alla processer. Processdiagram varierar i komplexitet och format, så format, omfattning och detaljnivå bör fastställas innan skapandet börjar. När parametrarna har ställts in kan sekventiella processsteg grafiskt dokumenteras och därefter analyseras. Diagram kan skapas med olika tekniker, med klisterlappar, papper eller specialiserad programvara. Ofta skapar små team människor diagrammen för att säkerställa grundlighet.

Att definiera omfattningen och gränserna för affärsprocessdiagrammet innebär att förstå input, interaktioner och output för den valda processen. Mycket komplicerade processer eller de som inträffar på många organisatoriska nivåer kan behöva delas upp i flera diagram. Inledande övervägande av vilka processer som ska diagram och deras omfattning kan säkerställa att fördelarna uppväger kostnaderna för skapandet.

Oavsett detaljnivå är ett affärsprocessdiagram bara lika fördelaktigt som den information som går in i den. Kartlägga team med medlemmar från olika stadier i processen kan därför ge värdefull information som en enda skapare kan missa. Trots storleken på processen eller antalet medarbetare som är inblandade, bör emellertid team förbli små nog att vara hanterbara.

Ett affärsprocessdiagram kan skapas på papper, med klisterlappar eller genom datorprogram och specialiserad affärsprocessprogramvara. Fördelarna med att arbeta med papper eller klisterlappar inkluderar skapelseshastigheten, kortare utbildningstid och enkel hantering. Datoriserad schema inkluderar en längre utbildningsprocess, men den förbättrar livslängden, underlättar överföringen av information och kan anslutas direkt till mjukvaran för affärsprocesshantering.

En annan aspekt av formateringen inkluderar att välja en modelleringsnotation. Affärsprocessmodelleringsnotation, skapad av Business Process Management Initiative, är ett exempel på ett standardiserat grafiskt notationssystem för processdiagram. Standardiserade notationssystem kan underlätta kommunikation mellan olika avdelningar eller företag till företag när diagrammet är klar. Som exempel använder Business Process Modelling Notation rektanglar för att representera aktiviteter, diamanter för att representera beslut och olika pilar för att visa sekvens. Andra former av standardiserad notation finns dock; notering kan också improviseras.

När teamets omfattning, format och kartläggning har valts kan processsteg grafiskt representeras för att slutföra diagrammet. Brainstorming av de olika processstegen med kartläggningsteamet är ett sätt att komplettera dokumentationen. Att hålla sig till valda notationsstandarder i detta skede kan också hjälpa till att effektivisera skapandet. Den detaljeringsnivå som krävs för processkartan dikterar nödvändig information i varje steg, som kan inkludera tidsfördröjningar, kundintryck och yttre påverkan.

Flera utkast och granskningar av processdiagrammet kan säkerställa att alla steg har dokumenterats. Ett sätt att uppnå detta är genom att gå igenom processen i realtid med kartläggningsteamet. Om processen gör detta omöjligt kan utvärdering uppnås genom att distribuera kopior av affärsprocessdiagrammet bland teammedlemmar eller anställda. Genom att fylla i affärsprocessdiagrammet kan användarna visualisera affärsprocessen från början till slut, vilket kan hjälpa till med affärsprocesshantering och optimering.