ビジネスプロセス図を作成するにはどうすればよいですか？

ビジネスプロセス図は、ビジネスプロセスを改善することを目的として、段階的にビジネスプロセスを視覚的に示しており、どの組織でもどのプロセスでも作成できます。 プロセス図は複雑さと形式が異なるため、作成を開始する前に形式、範囲、詳細レベルを確立する必要があります。 パラメータが設定されると、一連のプロセス手順をグラフィカルに文書化し、その後分析できます。 図は、付箋紙、紙、または専用のコンピューターソフトウェアを使用して、さまざまな手法を使用して作成できます。 多くの場合、少人数のチームが図を作成して徹底的に確認します。

ビジネスプロセス図の範囲と境界を定義するには、選択したプロセスの入力、相互作用、および出力を理解する必要があります。 非常に複雑なプロセスまたは多くの組織レベルで発生するプロセスは、複数の図に分割する必要がある場合があります。 ダイアグラム化するプロセスとそのスコープを最初に検討することで、作成のコストを上回るメリットを確保できます。

詳細のレベルに関係なく、ビジネスプロセス図は、そこに入力される情報と同じくらい有益です。 したがって、プロセスのさまざまな段階のメンバーでチームをマッピングすると、1人の作成者が見落としがちな貴重な情報を提供できます。 ただし、プロセスの規模や関与する従業員の数にかかわらず、チームは管理しやすいように十分に小さくする必要があります。

ビジネスプロセス図は、付箋紙を使用して紙に作成するか、コンピュータープログラムや専用のビジネスプロセスソフトウェアを使用して作成できます。 紙または付箋紙を使用する利点には、作成の速度、教育時間の短縮、操作の容易さが含まれます。 コンピューター化された作図には、より長い教育プロセスが含まれますが、寿命を延ばし、情報の伝達を容易にし、ビジネスプロセス管理ソフトウェアに直接プラグインできます。

書式設定の別の側面には、モデリング表記法の選択が含まれます。 Business Process Management Initiativeによって作成されたBusiness Process Modeling Notationは、プロセス図の標準化されたグラフィカル表記システムの例です。 標準化された表記システムは、完成時にダイアグラムの部門間または企業間通信を容易にすることができます。 例として、ビジネスプロセスモデリング表記法では、長方形を使用してアクティビティを表し、菱形を使用して決定を表し、さまざまな矢印を使用して順序を示します。 ただし、他の形式の標準化された表記が存在します。 表記法も即興で作成できます。

スコープ、フォーマット、マッピングチームが選択されると、プロセスステージをグラフィカルに表現して図を完成させることができます。 マッピングチームでさまざまなプロセスステージをブレインストーミングすることは、ドキュメントを完成させる1つの方法です。 この段階で選択された表記標準に従うことは、作成の効率化にも役立ちます。 プロセスマップに必要な詳細レベルにより、各ステップで必要な情報が決まります。これには、タイムラグ、顧客の印象、外部の影響が含まれます。

プロセス図の複数のドラフトとレビューにより、すべてのステップが文書化されていることを確認できます。 これを実現する1つの方法は、マッピングチームとリアルタイムでプロセスを確認することです。 プロセスによってこれが不可能になった場合、ビジネスプロセス図のコピーをチームメンバーまたは従業員に配布することにより、評価を達成できます。 ビジネスプロセス図を完成させると、ユーザーはビジネスプロセスを最初から最後まで視覚化でき、ビジネスプロセスの管理と最適化に役立ちます。