Jak vytvořím diagram obchodního procesu?
Diagram obchodních procesů vizuálně zobrazuje obchodní procesy krok za krokem s cílem jejich zlepšení a může ji vytvořit jakákoli organizace pro jakýkoli proces. Diagramy procesů se liší složitostí a formátem, takže formát, rozsah a úroveň detailů by měly být stanoveny před začátkem vytváření. Po nastavení parametrů mohou být sekvenční procesní kroky graficky dokumentovány a následně analyzovány. Diagramy lze vytvářet pomocí různých technik, pomocí poznámek, papíru nebo specializovaného počítačového softwaru. Malé týmy lidí často vytvářejí diagramy, aby zajistily důkladnost.
Definování rozsahu a hranic diagramu obchodního procesu zahrnuje porozumění vstupům, interakcím a výstupům zvoleného procesu. Velmi složité procesy nebo procesy, které se vyskytují na mnoha organizačních úrovních, bude možná nutné rozdělit do několika diagramů. Počáteční zvážení, které procesy k diagramu a jejich rozsahy mohou zajistit výhody převažující nad náklady na vytvoření.
Bez ohledu na úroveň detailů je schéma obchodního procesu pouze prospěšné jako informace, které do něj vstupují. Mapování týmů s členy z různých fází procesu proto může poskytnout cenné informace, které by mohl uniknout jedinému tvůrci. Navzdory velikosti procesu nebo počtu zapojených zaměstnanců by však týmy měly zůstat dostatečně malé, aby je bylo možné zvládnout.
Schéma obchodního procesu lze vytvořit na papíře, s poznámkami nebo prostřednictvím počítačových programů a specializovaného softwaru pro obchodní procesy. Mezi výhody práce s papírem nebo lepicí poznámky patří rychlost tvorby, kratší doba výuky a snadnost manipulace. Počítačové diagramy zahrnují delší vzdělávací proces, ale zvyšují životnost, usnadňují přenos informací a mohou být zapojeny přímo do softwaru pro řízení podnikových procesů.
Další aspekt formátování zahrnuje výběr notace modelování. Business Process Modeling Notation, vytvořený iniciativou Business Process Management Initiative, je příkladem standardizovaného grafického notačního systému pro procesní diagramy. Standardizované notační systémy mohou usnadnit mezioborovou nebo mezipodnikovou komunikaci diagramu po dokončení. Například notace Business Process Modeling Notation používá obdélníky k reprezentaci aktivit, diamanty k reprezentaci rozhodnutí a různé šipky k zobrazení sekvence. Existují však i jiné formy standardizovaného zápisu; notaci lze také improvizovat.
Jakmile je vybrán rozsah, formát a mapovací tým, mohou být graficky znázorněny fáze procesu k dokončení diagramu. Jedním ze způsobů, jak dokončit dokumentaci, je brainstorming různých fází procesu s mapovacím týmem. Zlepšení tvorby vybraných notačních standardů v této fázi může také pomoci zefektivnit tvorbu. Úroveň podrobnosti požadovaná pro mapu procesu bude vyžadovat požadované informace v každém kroku, který může zahrnovat časové zpoždění, dojmy zákazníků a vnější vlivy.
Více konceptů a recenzí procesního diagramu může zajistit zdokumentování všech kroků. Jedním ze způsobů, jak toho dosáhnout, je procházet se procesem v reálném čase s mapovacím týmem. Pokud to proces znemožňuje, lze hodnocení provést distribucí kopií diagramu obchodního procesu mezi členy týmu nebo zaměstnance. Vyplnění diagramu podnikových procesů poskytuje uživatelům vizualizaci obchodního procesu od začátku do konce, což může pomoci s řízením a optimalizací podnikových procesů.