Hvordan lager jeg et forretningsprosessdiagram?

Et forretningsprosessdiagram viser visuelt forretningsprosesser på en trinnvis måte med målet å forbedre dem, og det kan opprettes av enhver organisasjon for enhver prosess. Prosessdiagrammer varierer i kompleksitet og format, så format, omfang og detaljnivå bør etableres før opprettelsen begynner. Når parametere er satt, kan sekvensielle prosesstrinn grafisk dokumenteres og deretter analyseres. Diagrammer kan lages ved hjelp av en rekke teknikker, ved bruk av klistremerker, papir eller spesialisert dataprogramvare. Ofte lager små team mennesker diagrammer for å sikre grundighet.

Å definere omfanget og grensene for forretningsprosessskjemaet innebærer forståelse av innspill, interaksjoner og utganger fra den valgte prosessen. Svært komplekse prosesser eller de som oppstår på tvers av mange organisasjonsnivåer kan være nødvendig å bli delt inn i flere diagrammer. Innledende vurdering av hvilke prosesser som skal diagrammer og omfanget av disse kan sikre at fordelene oppveier kostnadene ved oppretting.

Uansett detaljnivå er et forretningsprosessdiagram bare like gunstig som informasjonen som går inn i den. Kartlegging av team med medlemmer fra forskjellige stadier av prosessen kan derfor gi verdifull informasjon som en enkelt skaper kan savne. Til tross for størrelsen på prosessen eller antall ansatte som er involvert, bør imidlertid team forbli små nok til å være håndterbare.

Et forretningsprosessdiagram kan lages på papir, med klistremerker, eller gjennom dataprogrammer og spesialisert forretningsprosessprogramvare. Fordelene med å jobbe med papir eller klistrelapper inkluderer hastigheten på opprettelse, kortere utdanningstid og enkel manipulering. Datastyrt skjema inkluderer en lengre utdanningsprosess, men den forbedrer levetiden, letter overføring av informasjon og kan kobles direkte til forretningsprosessstyringsprogramvare.

Et annet aspekt ved formatering inkluderer valg av modelleringsnotasjon. Business Process Modelling Notation, opprettet av Business Process Management Initiative, er et eksempel på et standardisert grafisk notasjonssystem for prosessdiagrammer. Standardiserte notasjonssystemer kan lette kommunikasjonen mellom avdelinger eller virksomhet til virksomhet når diagrammet er fullført. For eksempel bruker Business Process Modelling Notation rektangler for å representere aktiviteter, diamanter for å representere beslutninger og forskjellige piler for å vise sekvens. Andre former for standardisert notasjon finnes imidlertid; notasjon kan også improviseres.

Når omfanget, formatet og kartleggingsgruppen er valgt, kan prosessfaser være grafisk representert for å fullføre diagrammet. Brainstorming av de forskjellige prosessstadiene med kartleggingsgruppen er en måte å fullføre dokumentasjonen på. Å holde seg til valgte notasjonsstandarder i dette stadiet kan også bidra til å strømlinjeforme opprettelsen. Detaljnivået som kreves for prosesskartet vil diktere nødvendig informasjon på hvert trinn, som kan inkludere tidsforsinkelser, kundeinntrykk og ytre påvirkninger.

Flere utkast og gjennomgang av prosessdiagrammet kan sikre at alle trinn er dokumentert. En måte å oppnå dette på er å gå gjennom prosessen i sanntid med kartleggingsgruppen. Hvis prosessen gjør dette umulig, kan evaluering oppnås ved å distribuere kopier av forretningsprosessdiagrammet blant teammedlemmer eller ansatte. Å fullføre forretningsprosessdiagrammet gir brukerne en visualisering av forretningsprosessen fra start til slutt, noe som kan hjelpe med forretningsprosessstyring og optimalisering.