Comment effectuer un audit d'inventaire?
La vérification des stocks est un processus long, en particulier dans les grands magasins et les entrepôts, mais ce n’est pas une procédure difficile. L’auditeur commence par examiner les enregistrements des inventaires antérieurs afin de savoir combien d’inventaire doit se trouver dans le magasin ou l’entrepôt. Après cela, l'auditeur examine tous les documents susceptibles de nuire à l'inventaire global. L’auditeur se rend ensuite dans le magasin ou l’entrepôt et procède à l’audit de l’inventaire à l’aide d’un appareil de poche qui vérifie et compte le produit. En plus de compter les stocks, l'auditeur vérifiera également les prix pour s'assurer qu'aucun produit n'est vendu à un prix inexact.
Les entrepôts et les magasins tiennent des registres de tous les mouvements de produits. Ces enregistrements détaillent la quantité de produit achetée, la date de livraison et la quantité vendue. Pour savoir quelle quantité de produit doit être stockée dans le magasin ou l’entrepôt et pour comprendre les pratiques de commande de l’établissement, le vérificateur des stocks examinera les documents des derniers mois, voire de l’année écoulée, avant de procéder à la vérification. Cela aide l'auditeur à surveiller les pratiques de commande suspectes et à comprendre les tendances des commandes du magasin ou de l'entrepôt.
Outre les commandes, il existe généralement des documents détaillant les pertes d’inventaire non liées aux ventes. Ces documents comptent le nombre de vols, de produits défectueux, de retours qui ne peuvent pas être replacés dans les rayons et de tout ce qui laisse un article invendable ou absent du magasin. Pour effectuer correctement un audit d'inventaire, l'auditeur doit connaître cette information afin de connaître la quantité de produit dans le magasin ou l'entrepôt.
L'audit d'inventaire réel a lieu lorsque l'auditeur se rend physiquement au magasin ou à l'entrepôt et contrôle chaque produit, souvent à l'aide d'un scanner à main. Chaque produit ou cas est numérisé, le scanner prend le code à barres du produit et enregistre le numéro de cet article dans le magasin. Ce nombre est comparé aux documents de commande et de vente afin de garantir que le magasin dispose de la quantité correcte de produits. S'il n'y a pas assez de produits, l'auditeur devra généralement enquêter pour déterminer la cause du déséquilibre.
En plus du nombre de produits, l'audit des stocks vérifie également que les prix sont corrects. Le scanner de poche détaille généralement le prix correct de l’article et le vérificateur peut vérifier l’étiquette de l’article pour s’assurer que rien n’est vendu trop haut ou trop bas. Cela aide la chaîne de magasins à coordonner les ventes et garantit à l’entreprise dans son ensemble des profits optimaux.