Hoe voer ik een inventarisaudit uit?
Het uitvoeren van een voorraadaudit is een langdurig proces, vooral in grote winkels en magazijnen, maar het is geen moeilijke procedure. De auditor begint met het bekijken van eerdere voorraadtellingrecords, zodat hij of zij weet hoeveel voorraad zich in de winkel of het magazijn moet bevinden. Daarna bekijkt de auditor documenten die afbreuk doen aan de algehele inventaris. De auditor bezoekt vervolgens de winkel of het magazijn en voert de voorraadaudit uit met een handapparaat dat het product verifieert en telt. Naast het tellen van de inventaris, zal de auditor ook de prijzen controleren om er zeker van te zijn dat geen product tegen een onnauwkeurige prijs wordt verkocht.
Magazijnen en winkels houden alle productbewegingen bij. Deze records geven aan hoeveel product is gekocht, wanneer het is geleverd en hoeveel er is verkocht. Om te weten hoeveel product er in de winkel of het magazijn moet liggen en om de bestellingspraktijk van de vestiging te begrijpen, zal de inventarisauditor de afgelopen maanden, misschien de waarde van het afgelopen jaar, documenten bekijken voordat hij de audit uitvoert. Dit helpt de auditor opletten op verdachte bestelpraktijken en de besteltrends van de winkel of het magazijn te begrijpen.
Naast het bestellen zijn er meestal documenten met details over niet-verkoopgerelateerde afboekingen. Deze documenten tellen het aantal diefstallen, defecte producten, retouren die niet op de plank kunnen worden geplaatst en al het andere dat een artikel onverkoopbaar of uit de winkel achterlaat. Om een inventarisatie-audit correct uit te voeren, moet de auditor deze informatie kennen, zodat hij of zij de juiste hoeveelheid product in de winkel of het magazijn kent.
De feitelijke inventariscontrole vindt plaats wanneer de auditor fysiek naar de winkel of het magazijn gaat en elk product controleert, vaak met een handscanner. Elk product of hoesje wordt gescand, de scanner haalt de streepjescode van het product op en houdt het nummer van dat specifieke item in de winkel bij. Dit aantal wordt vergeleken met de bestel- en verkoopdocumenten, om ervoor te zorgen dat de winkel de juiste hoeveelheid producten heeft. Als er niet genoeg producten zijn, zal de auditor meestal moeten onderzoeken om erachter te komen wat de onbalans heeft veroorzaakt.
Naast het aantal producten controleert de voorraadaudit ook op de juiste prijzen. De handscanner geeft meestal de juiste prijs van het artikel weer en de auditor kan de tag van het artikel controleren om te controleren of er niets te hoog of te laag wordt verkocht. Dit helpt de winkelketen de verkoop te coördineren en zorgt ervoor dat het bedrijf als geheel optimale winst maakt.