Comment se préparer à un audit de la paie?
Une préparation adéquate à un audit de la paie comprend une compréhension approfondie de la nature de l’examen et implique souvent l’obtention de conseils juridiques. Cela implique également que les employeurs identifient chaque personne qui leur a fourni des services et les classent sous un statut d'employé ou de non-employé. Pour éviter les conséquences juridiques, il est important que tous les employeurs maîtrisent leurs processus de gestion de la paie, ce qui inclut la comparaison continue des états de paie avec les grands livres généraux, ainsi que la vérification des rapprochements bancaires. De nombreux employeurs subissent les conséquences d'un audit de paie car ils ne disposent pas de la documentation appropriée pour les employés qui remplissent plus d'un rôle. Il est donc important pour les employeurs de comprendre les limites et les aspects juridiques de la séparation.
Une vérification de la paie peut avoir lieu pour plusieurs raisons, et de nombreuses entreprises commencent leur préparation en recherchant et en faisant appel à des conseillers juridiques. Au cours d'un audit de la paie, une entité tierce informe l'entreprise qu'un audit va avoir lieu. Ce faisant, cela donne à la société auditée le temps de se préparer. Les conseillers juridiques aident les entreprises à comprendre quels documents doivent et ne doivent pas être remis à la tierce partie effectuant l'audit.
Étant donné qu’une partie de la vérification de la paie comprend la fourniture par l’employeur de la documentation relative à chacun de ses employés, il est important de comprendre la véritable définition d’un employé. Un employé est considéré comme une personne ayant rendu des services à l'entreprise. Cependant, dans certains cas, des failles permettent à un employeur de ne pas reconnaître une personne en tant qu'employé. Ceci inclut le fait pour une personne d’affaires, ainsi que pour les vendeurs directs.
Il est également important que les employeurs comprennent comment classer les employés qui remplissent plus d’un rôle. Lorsque cela se produit, les employeurs doivent avoir une documentation qui enregistre avec précision le nombre d'heures travaillées par chaque employé dans chaque rôle. Si la documentation n'est pas conservée, le salaire total de chaque employé est facturé en fonction de son rôle correspondant à la classification la plus élevée.
L'entité effectuant l'audit voudra également s'assurer que la société auditée dispose de rapports de paie correspondant à ses grands livres. Pour se préparer à cette partie de la vérification de la paie, les entreprises doivent toujours comparer les dépenses de masse brute, les montants nets des chèques et les taxes retenues sur les chèques des employés avec tous les chiffres figurant dans leur grand livre général. En outre, pour faciliter la préparation de l'audit, il est utile de comparer les rapports de paie et les grands livres généraux avec les rapprochements bancaires. La comparaison de tous ces chiffres aide un employeur à s'assurer que les chèques des employés ne subissent aucune modification.