Hur förbereder jag mig för en löneanalys?

Korrekt förberedelse för en löneanalys inkluderar grundlig förståelse för vad granskningen består och många gånger inkluderar att få juridisk rådgivning. Det innebär också att arbetsgivare identifierar varje person som har utfört tjänster för dem och kategoriserar dessa personer under en anställd eller icke-anställd status. För att undvika rättsliga konsekvenser är det viktigt att alla arbetsgivare håller sig uppe i sina löneprocesser, vilket inkluderar kontinuerligt att jämföra löneanmälningar med huvudbok, samt granska bankavstämningar. Många arbetsgivare får konsekvenser av en löneanalys eftersom de inte har korrekt dokumentation för anställda som fyller mer än en jobbroll, vilket gör det viktigt för arbetsgivarna att förstå separationsgränser och legalitet.

Det finns flera skäl till varför en löneanalys kan förekomma, och många företag börjar sin förberedelse genom att hitta och behålla juridisk rådgivning. Under en löneanalys informerar en tredje part ett företag om att en revision kommer att äga rum. På så sätt ger det företaget som granskas tid att förbereda sig. Juridisk rådgivare hjälper företag att förstå vilka dokument som ska och inte ska överlämnas till den tredje part som utför revisionen.

Eftersom en del av en löneanalys inkluderar arbetsgivaren som ger dokumentation om var och en av sina anställda, är det viktigt att förstå den verkliga definitionen av en anställd. En anställd anses vara någon som har utfört tjänster för företaget; I vissa fall finns det dock kryphål som gör att en arbetsgivare inte kan erkänna en person som anställd. Detta inkluderar när en person är i affär för sig själv, såväl som de personer som är direktförsäljare.

Det är också viktigt för arbetsgivarna att förstå hur man klassificerar anställda som fyller mer än en jobbroll. När detta inträffar måste arbetsgivare ha dokumentation som exakt registrerar hur många timmar varje anställd arbetade i varje arbetsroll. Om dokumentation inte upprätthålls, debiteras varje anställds totala lön enligt hans eller hennes arbetsroll som har den högsta klassificeringen.

Den enhet som utför revisionen vill också se till att det företag som granskas har löneanmälningar som matchar sina huvudbok. För att förbereda sig för denna del av lönegranskningen ska företagen alltid jämföra bruttolönekostnader, nettokontrollbelopp och eventuella skatter som hålls tillbaka från anställdas checkar med alla siffrorna på deras huvudbok. För att hjälpa till med revisionsförberedelserna är det också fördelaktigt att jämföra både löneanmälningar och huvudbok med bankavstämningar. Jämförelse av alla dessa nummer hjälper en arbetsgivare att se till att det inte sker några förändringar i arbetstagarens kontroller.