Jak se mohu připravit na audit mezd?
Řádná příprava na audit mezd zahrnuje důkladné pochopení toho, co přezkum zahrnuje, a mnohokrát zahrnuje získání právního zástupce. Zahrnuje také zaměstnavatele, kteří identifikují každou osobu, která pro ně poskytuje služby, a zařazují tyto lidi do postavení zaměstnance nebo jiného zaměstnance. Abychom se vyhnuli právním důsledkům, je důležité, aby všichni zaměstnavatelé zůstali na vrcholu svých výplatních listin, což zahrnuje neustálé porovnávání výplatních listin s hlavními účetními knihami a také přezkoumávání bankovních odsouhlasení. Mnoho zaměstnavatelů čelí důsledkům auditu mezd, protože nemají řádnou dokumentaci pro zaměstnance, kteří plní více než jednu pracovní pozici, takže je důležité, aby zaměstnavatelé rozuměli hranicím oddělení a zákonnosti.
Existuje několik důvodů, proč může dojít k auditu mezd a mnoho podniků začíná svou přípravu hledáním a udržením právního poradce. Během auditu mezd účetní jednotka třetí strany informuje podnik o provedení auditu. Tím je zajištěno, že auditovaná společnost má čas na přípravu. Právní poradce pomáhá podnikům pochopit, jaké dokumenty by měly a neměly by být předány třetí straně provádějící audit.
Protože součástí výplatního auditu je zaměstnavatel poskytující dokumentaci o každém ze svých zaměstnanců, je důležité porozumět skutečné definici zaměstnance. Zaměstnanec je považován za někoho, kdo poskytuje služby společnosti; v některých případech však existují mezery, které zaměstnavateli umožňují neuznat osobu jako zaměstnance. To zahrnuje případ, kdy osoba podniká pro sebe nebo pro ty, kteří jsou přímými prodejci.
Je také důležité, aby zaměstnavatelé pochopili, jak klasifikovat zaměstnance, kteří plní více než jednu pracovní pozici. Pokud k tomu dojde, musí mít zaměstnavatelé dokumentaci, která přesně zaznamenává, kolik hodin každý zaměstnanec pracoval v každé pracovní roli. Není-li dokumentace vedena, je celková mzda každého zaměstnance účtována podle jeho pracovní role, která má nejvyšší hodnocení.
Účetní jednotka provádějící audit se také bude chtít ujistit, že auditovaná společnost má výkazy mezd, které odpovídají jejím hlavním účtům. Pro přípravu na tuto část auditu mezd by společnosti měly vždy porovnat hrubé mzdové náklady, čisté částky šeků a veškeré daně srážené ze šeků zaměstnanců se všemi čísly na jejich hlavních knihách. Kromě toho je užitečné při přípravě auditu porovnat jak výkazy mezd, tak účetní knihy s bankovními dohodami. Porovnání všech těchto čísel pomáhá zaměstnavateli zajistit, aby nedocházelo k žádným změnám při kontrolách zaměstnanců.