Hoe bereid ik me voor op een loonaudit?
Een goede voorbereiding op een loonaudit omvat een grondig begrip van wat de beoordeling inhoudt en omvat vaak het verkrijgen van juridisch adviseur. Het omvat ook werkgevers die elke persoon identificeren die diensten voor hen heeft uitgevoerd en deze mensen categoriseren onder een werknemers- of niet-werknemersstatus. Om juridische consequenties te helpen voorkomen, is het belangrijk dat alle werkgevers hun salarisprocessen volgen, waaronder het voortdurend vergelijken van salarisrapporten met grootboeken, en het beoordelen van bankafstemmingen. Veel werkgevers hebben te maken met de gevolgen van een loonaudit omdat ze niet over de juiste documentatie beschikken voor werknemers die meer dan één functie vervullen, waardoor het belangrijk is voor werkgevers om de scheidingsgrenzen en wettigheden te begrijpen.
Er zijn verschillende redenen waarom een loonaudit-audit kan plaatsvinden en veel bedrijven beginnen hun voorbereiding met het vinden en behouden van juridisch advies. Tijdens een loonaudit laat een externe entiteit een bedrijf weten dat er een audit gaat plaatsvinden. Hierdoor heeft het gecontroleerde bedrijf de tijd om zich voor te bereiden. Juridisch adviseurs helpen bedrijven te begrijpen welke documenten wel en niet moeten worden ingeleverd bij de derde partij die de audit uitvoert.
Aangezien een deel van een loonaudit omvat dat de werkgever documentatie verstrekt over elk van zijn werknemers, is het belangrijk om de ware definitie van een werknemer te begrijpen. Een werknemer wordt beschouwd als iemand die diensten voor het bedrijf heeft verricht; in sommige gevallen zijn er echter lacunes waardoor een werkgever een persoon niet als werknemer kan herkennen. Dit omvat wanneer een persoon voor zichzelf zaken doet, evenals die mensen die directe verkopers zijn.
Het is ook belangrijk voor werkgevers om te begrijpen hoe werknemers moeten worden geclassificeerd die meer dan één functie vervullen. Wanneer dit gebeurt, moeten werkgevers over documentatie beschikken die nauwkeurig registreert hoeveel uren elke werknemer in elke functie heeft gewerkt. Als de documentatie niet wordt bijgehouden, wordt het totale salaris van elke werknemer in rekening gebracht op basis van zijn of haar functie met de hoogste classificatie.
De entiteit die de audit uitvoert, wil er ook voor zorgen dat het gecontroleerde bedrijf loonlijstrapporten heeft die overeenkomen met haar grootboeken. Ter voorbereiding op dit gedeelte van de loonaudit moeten bedrijven de brutoloonkosten, netto chequebedragen en eventueel ingehouden belastingen voor werknemerscheques altijd vergelijken met alle cijfers op hun grootboek. Verder is het, om te helpen bij de voorbereiding van de controle, voordelig om zowel loonadministratierapporten als grootboeken te vergelijken met bankafstemmingen. Door al deze cijfers te vergelijken, kan een werkgever ervoor zorgen dat er geen wijzigingen plaatsvinden in de cheques van de werknemer.