Comment puis-je rédiger des règlements sans but lucratif?
Les règlements administratifs sont les règles et procédures que toute organisation utilise pour établir son conseil d'administration, ses dirigeants et ses membres, ainsi que pour gérer ses activités opérationnelles et administratives. La personne ou le comité responsable de la rédaction des règlements sans but lucratif doit connaître toutes les exigences gouvernementales relatives au document, ainsi que les objectifs généraux et les besoins de l'organisation. Lorsque vous rédigez des statuts sans but lucratif, ils doivent traiter les informations requises, fournir un plan clair pour la gestion de l'organisation et être aussi clair et concis que possible.
Les règlements administratifs à but non lucratif devraient inclure les règles et procédures relatives à la création d’un conseil d’administration. Cela inclurait la fréquence et la procédure d'élection ou de nomination des membres du conseil, ainsi que la durée de leur mandat et le nombre de mandats successifs qu'ils pourraient accomplir. Les statuts doivent contenir des informations sur le déroulement des réunions du conseil ainsi que sur le nombre minimum de membres requis pour être présent. Les procédures de destitution d’un membre du conseil d’administration, lorsque cela est nécessaire, devraient être très clairement énoncées dans les règlements. Une déclaration décrivant les limites de responsabilité des membres du conseil est également une bonne idée.
L'élection des membres du bureau devrait également être abordée dans les règlements. L'organisation à but non lucratif identifiera les officiers nécessaires pour mener efficacement ses activités, puis établira des règles pour l'élection des officiers et la durée de leur mandat. Les tâches, responsabilités et pouvoirs de chaque agent doivent être définis de manière large mais clairement. En outre, il est judicieux d'inclure une déclaration indiquant quels membres ou officiers adjoints auront le pouvoir d'intervenir lorsqu'un officier est temporairement absent.
L'organisation devrait décider si elle aura ou non un membre votant. Si les membres en général ont le pouvoir de voter sur certaines questions, les statuts devraient indiquer les procédures à suivre pour ce vote. En règle générale, cela inclurait une définition de qui est membre, les droits individuels du membre en tant que partie intégrante de l'organisation et le processus de tenue de réunions et de vote sur des questions.
Bien qu'il soit essentiel de respecter toutes les réglementations applicables concernant les statuts à but non lucratif, ceux-ci doivent être aussi brefs que possible et suffisamment larges pour donner à l'organisation une certaine flexibilité. Par exemple, au lieu de dire que le conseil se réunira à 18 heures le troisième mardi de chaque mois, il est plus souple d'affirmer qu'il se réunira à intervalles réguliers, mais au moins une fois par trimestre. Cela donne à l’organisation une certaine flexibilité pour modifier les jours et les heures de réunion selon les besoins, tout en respectant ses propres règlements. Ce n'est qu'un exemple possible. les notions de brièveté et de flexibilité devraient généralement s'appliquer dans la mesure du possible.
Une fois que les règlements administratifs ont été écrits, approuvés par le conseil d’administration et soumis aux autorités compétentes, ils devraient être réexaminés régulièrement, peut-être tous les trois à cinq ans. Un organisme à but non lucratif peut, au cours de sa vie, changer de direction et se focaliser avec les besoins de ses membres. Les lois locales et régionales concernant les règlements sans but lucratif peuvent également changer de temps à autre. Les statuts doivent refléter et soutenir l'objectif général de l'organisation et devront être changés et révisés périodiquement à mesure que le but non lucratif grandit et mûrit. Il est également judicieux de faire réviser par un avocat expérimenté les modifications importantes apportées aux règlements afin de garantir le respect de toutes les lois applicables.