Jak napisać regulamin organizacji non-profit?
Regulamin to zasady i procedury stosowane przez dowolną organizację w celu ustanowienia rady, członków zarządu i członkostwa oraz prowadzenia działalności operacyjnej i administracyjnej. Osoba lub komitet odpowiedzialny za pisanie regulaminu non-profit powinien znać wszelkie wymagania rządowe dotyczące dokumentu, a także ogólne cele i potrzeby organizacji. Pisząc regulaminy non-profit, powinny one odnosić się do wszelkich wymaganych informacji, przedstawiać jasny zarys prowadzenia organizacji oraz być tak jasne i krótkie, jak to możliwe.
Regulamin organizacji non-profit powinien obejmować zasady i procedury dotyczące powoływania zarządu. Obejmowałoby to częstotliwość i procedurę wyboru lub mianowania członków zarządu, a także długość ich kadencji i liczbę kolejnych kadencji. Regulamin powinien zawierać informacje o sposobie prowadzenia posiedzeń zarządu, a także minimalną liczbę członków wymaganych do uczestnictwa w kworum głosowania. Procedury usuwania członka zarządu, jeśli to konieczne, powinny być bardzo wyraźnie określone w regulaminie. Oświadczenie opisujące granice odpowiedzialności członków zarządu jest również dobrym pomysłem.
Wybór oficerów powinien być również uwzględniony w regulaminie. Organizacja non-profit określi, którzy oficerowie są potrzebni do skutecznego prowadzenia działalności, a następnie określi zasady wyboru oficerów i długość ich kadencji. Obowiązki, obowiązki i uprawnienia każdego oficera powinny być szeroko, ale jasno określone. Ponadto dobrym pomysłem jest dołączenie oświadczenia dotyczącego tego, którzy członkowie lub asystenci będą uprawnieni do udziału w chwilowej nieobecności oficera.
Organizacja powinna zdecydować, czy będzie posiadać członkostwo w wyborach. Jeżeli członkostwo ogólne uzyska prawo głosu w niektórych kwestiach, regulamin powinien zająć się procedurami tego głosowania. Zazwyczaj obejmuje to definicję tego, kto jest członkiem, indywidualne prawa członka jako część organizacji oraz proces organizowania spotkań i głosowania w sprawach.
Chociaż istotne jest przestrzeganie wszystkich obowiązujących przepisów dotyczących przepisów niedochodowych, powinny one być tak krótkie, jak to możliwe i wystarczająco szerokie, aby umożliwić organizacji pewną elastyczność. Na przykład, zamiast mówić, że zarząd zbiera się o godzinie 18:00 w trzeci wtorek każdego miesiąca, bardziej elastycznym stwierdzeniem jest to, że zarząd zbiera się w regularnych odstępach czasu, ale co najmniej raz na kwartał. Pozwala to organizacji na pewną elastyczność w zakresie zmieniania dni i godzin spotkań w razie potrzeby, ale pozostaje w zgodzie z własnymi przepisami. To tylko jeden możliwy przykład; koncepcje zwięzłości i elastyczności powinny zasadniczo mieć zastosowanie wszędzie tam, gdzie to możliwe.
Po napisaniu regulaminu, zatwierdzeniu przez zarząd i przedłożeniu odpowiednim władzom, należy je regularnie odwiedzać, być może co trzy do pięciu lat. Organizacja non-profit, w ciągu swojego życia, może zmieniać kierunek i koncentrację, gdy zmieniają się potrzeby jej członków. Lokalne i regionalne przepisy dotyczące regulaminów organizacji non-profit mogą również zmieniać się od czasu do czasu. Regulamin powinien odzwierciedlać i wspierać ogólny cel organizacji i będzie musiał być okresowo zmieniany i zmieniany w miarę wzrostu i dojrzewania organizacji non-profit. Dobrym pomysłem jest również sprawdzenie wszelkich poważnych zmian w regulaminie przez doświadczonego prawnika, aby zapewnić zgodność ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.