Hur skriver jag ideella stadgar?

Stadgar är de regler och förfaranden som alla organisationer använder för att upprätta dess styrelse, officerare och medlemskap och för att bedriva sin operativa och administrativa verksamhet. Den person eller utskott som är ansvarig för att skriva stadgar för icke-vinstdrivande borde känna till alla statliga krav för dokumentet, liksom organisationens övergripande mål och behov. När du skriver ideella stadgar bör de adressera all nödvändig information, ge en tydlig beskrivning för att driva organisationen och vara så tydlig och kort som möjligt.

Ideella bolagsordning bör innehålla regler och förfaranden för att inrätta en styrelse. Detta skulle inkludera frekvensen och förfarandet för val eller utnämning av styrelseledamöter, liksom längden på deras villkor och hur många på varandra följande mandatperioder de kan tjäna. Stadgarna bör innehålla information om hur styrelsemöten kommer att bedrivas, såväl som det minsta antal medlemmar som krävs för att delta i ett röstningsförslag. Förfaranden för att ta bort en styrelseledamot, vid behov, bör anges tydligt i stadgarna. Ett uttalande som beskriver styrelsemedlemmarnas ansvar är också en bra idé.

Val av tjänstemän bör också behandlas i stadgarna. Den ideella organisationen kommer att identifiera vilka officerare som behövs för att effektivt bedriva affärer och sedan fastställa regler för att välja officerare och längden på deras villkor. Varje tjänstemans uppgifter, ansvar och myndighet bör vara bredt men tydligt definierade. Dessutom är det en bra idé att ta med ett uttalande om vilka medlemmar eller biträdande officerare som har behörighet att stå i när en officer tillfälligt är frånvarande.

Organisationen bör besluta om den kommer att ha ett röstmedlemskap eller inte. Om det allmänna medlemskapet ges befogenhet att rösta i vissa frågor, bör stadgarna behandla förfarandena för denna omröstning. Vanligtvis skulle detta inkludera en definition av vem som är medlem, medlemmens individuella rättigheter som en del av organisationen och processen för att hålla möten och rösta i frågor.

Även om det är viktigt att följa alla tillämpliga bestämmelser om icke-vinstdrivande stadgar, bör de hållas så kort som möjligt och tillräckligt breda för att organisationen ska ha viss flexibilitet. I stället för att säga att styrelsen kommer att träffas klockan 18.00 den tredje tisdagen i varje månad är ett mer flexibelt uttalande att styrelsen kommer att träffas med jämna mellanrum, men minst en gång per kvartal. Detta tillåter organisationen viss flexibilitet att ändra mötesdagar och tider efter behov, men förblir i enlighet med sina egna stadgar. Detta är bara ett möjligt exempel; begreppen korthet och flexibilitet bör i allmänhet tillämpas där så är möjligt.

När stadgarna har skrivits, godkänts av styrelsen och överlämnats till de behöriga myndigheterna, bör de ses över regelbundet, kanske vart tredje till femte år. En ideell organisation kan under sin livstid ändra riktning och fokus när medlemmarnas behov förändras. Lokala och regionala lagar om icke-vinstdrivande stadgar kan också ändras från tid till annan. Stadgar bör återspegla och stödja organisationens övergripande syfte och måste ändras och revideras regelbundet när den ideella växer och mognar. Det är också bra att ha några större ändringar i stadgarna som granskas av en erfaren advokat för att säkerställa att alla tillämpliga lagar följs.