Hur skriver jag ett kundnöjdhetsbrev?

Ett kundnöjdhetsbrev bör innehålla detaljerad information om situationen och önskad upplösning, oavsett om det är ett beröm för en anställd som gick utöver eller ersättning av en defekt produkt. Återkopplingsbrev av denna art bör vara kortfattat, eftersom personal kan behöva läsa igenom ett stort antal på en given dag. Det är också viktigt att se till att ge kontaktinformation så att företaget kan svara.

Oavsett om en upplevelse var positiv eller negativ, hjälper den att ge så mycket information som möjligt inklusive datum, tid och plats för evenemanget. Kundnöjdhetsbrevet bör också specificera transaktionen som inträffade och ange de involverade personalen om möjligt. All annan relevant information bör inkluderas så att företaget har en fullständig översikt över vad som hände och vem som var involverad.

Vid ett klagebrev där önskan är att klaga på en fråga och få en lösning kan det hjälpa till att diskutera vad som gjordes vid den tiden. Ett kundnöjdhetsbrev kunde indikera att kunden till exempel bad en handledare om hjälp eller påpekade ett problem med en felaktig reparation till reparationspersonen och inte fick något svar. Om brevförfattaren kontaktade någon annan på företaget och inte fick ett tillfredsställande resultat, bör detta också diskuteras.

När informationen har lagts upp i ett till två stycken kan brevförfattaren inkludera ett stycke för att diskutera vilken typ av upplösning som önskas. Detta kan vara en återbetalning, en kupong, en reparation eller en annan upplösning. Kundnöjdhetsbrevet ska inte vara orimligt, utan bör göra kundens mål tydliga. I en situation där en kund vill ha ytterligare kompensation, som utbyte av en elektrisk komponent som misslyckades eftersom ett överspänningsskydd inte fungerade korrekt, bör kunden tillhandahålla dokumentation som kvitton för att säkerhetskopiera detta krav.

När ett kundtillfredsställelsesbrev uttrycker glädje över servicenivån kan det vara till hjälp att erbjuda lite information om varför kunden är nöjd. Denna feedback kan vidarebefordras till den anställda, och den kan också beaktas i anställdas utbildning och företagets policy. Om till exempel en kabinpersonal gjorde ett flygplan särskilt roligt, kan det hjälpa till att veta varför, så flygbolaget kan rekommendera att andra flygvärdare följer efter.

I slutet av kundnöjdhetsbrevet kan författaren inkludera kontaktinformation. Om kopior skickas till någon annan kan detta noteras med en CC: och kontaktuppgifter från andra mottagare. Det rekommenderas att läsa brevet igen för eventuella fel innan det skickas, och det hjälper till att hålla språket neutralt, eftersom företag kan bortse från missbruk eller aggressiva klagomål.