Jak mohu napsat dopis spokojenosti zákazníka?

Dopis o spokojenosti zákazníka by měl obsahovat podrobné informace o situaci a požadovaném řešení, ať už jde o pochvalu zaměstnanci, kteří šli nad a za, nebo výměnu vadného produktu. Zpětná vazba tohoto druhu by měla být stručná, protože personál může potřebovat přečíst v libovolný den velké množství. Je také důležité zajistit kontaktní informace, aby společnost mohla reagovat.

Ať už byl zážitek pozitivní nebo negativní, pomůže vám poskytnout co nejvíce informací, včetně data, času a umístění události. Dopis o spokojenosti zákazníka by také měl podrobně uvádět transakci, která nastala, a pokud je to možné, uveďte jména zúčastněných zaměstnanců. Měli by být zahrnuty jakékoli další relevantní informace, aby společnost měla úplný přehled o tom, co se stalo a kdo byl zapojen.

V případě stížnostního dopisu, kde je touhou stěžovat si na problém a získat řešení, může pomoci diskutovat o tom, co se v té době stalo. Dopis o spokojenosti zákazníka by mohl naznačovat, že zákazník například požádal o pomoc supervizora, nebo poukázal na problém s vadnou opravou opravované osobě a neobdržel odpověď. Pokud autor dopisu kontaktoval někoho jiného ve společnosti a nedosáhl uspokojivého výsledku, mělo by se to také projednat.

Jakmile je informace uvedena v jednom až dvou odstavcích, může spisovatel dopisu obsahovat odstavec, který diskutuje o tom, jaké rozlišení je žádoucí. Může to být vrácení peněz, poukázka, oprava nebo jiné řešení. Dopis o spokojenosti zákazníka by neměl být nepřiměřený, ale měl by objasňovat cíle zákazníka. V situaci, kdy zákazník požaduje dodatečnou kompenzaci, jako je výměna elektrické součásti, která selhala, protože přepěťová ochrana nefungovala správně, měl by zákazník poskytnout dokumentaci, jako jsou příjmy, aby tento požadavek zálohoval.

Pokud spokojenost zákazníka vyjadřuje potěšení z úrovně služeb, může být užitečné nabídnout trochu informací o tom, proč je zákazník potěšen. Tato zpětná vazba může být předána zaměstnanci a může být také zohledněna při školení zaměstnanců a podnikových zásadách. Pokud například palubní průvodčí učinil let letadlem obzvlášť příjemným, může to pomoci vědět, proč, takže letecká společnost může doporučit, aby ostatní letušky následovaly tento postup.

Na konci dopisu o spokojenosti zákazníka může spisovatel uvést kontaktní informace. Pokud jsou kopie zasílány komukoli jinému, lze to zaznamenat pomocí CC: a kontaktních informací ostatních příjemců. Před odesláním je vhodné znovu přečíst dopis pro případné chyby a pomáhá udržet jazyk neutrální, protože společnosti nemusí ignorovat hrubé nebo agresivní stížnosti.