Jak mohu napsat dopis spokojenosti zákazníků?
Dopis spokojenosti zákazníků by měl obsahovat podrobné informace o situaci a požadovaném řešení, ať už jde o pochvalu pro zaměstnance, který šel nad a za nimi, nebo nahrazení vadného produktu. Zpětná vazba této povahy by měla být stručná, protože personál bude možná muset číst velký počet v daný den. Je také důležité se ujistit, že poskytne kontaktní informace, aby společnost mohla reagovat. Dopis spokojenosti zákazníka by měl také podrobně popsat transakci, ke které došlo, a pokud je to možné, pojmenujte zúčastněné zaměstnance. Měly by být zahrnuty jakékoli další relevantní informace, aby společnost měla úplný přehled o tom, co se stalo a kdo se zapojil.bylo provedeno v té době. Dopis spokojenosti zákazníků by mohl naznačovat, že zákazník požádal nadřízeného například o pomoc nebo poukázal na problém s vadnou opravou opraváře a nedostal odpověď. Pokud spisovatel dopisů kontaktoval někoho jiného ve společnosti a nedostal uspokojivý výsledek, mělo by se to také projednat.
Jakmile jsou informace stanoveny v jednom až dvou odstavcích, může spisovatel dopisů zahrnovat odstavec, který bude diskutovat o tom, jaký druh řešení je požadován. Může to být náhrada, poukaz, oprava nebo jiné usnesení. Dopis spokojenosti zákazníků by neměl být nepřiměřený, ale měl by objasnit cíle zákazníka. V situaci, kdy zákazník chce další kompenzaci, jako je výměna elektrické složky, která selhala, protože ochránce přepětí nefungovalo správně, měl by zákazník poskytnout dokumentaci jakopříjmy k zálohování tohoto nároku.
Když dopis spokojenosti zákazníků vyjadřuje potěšení z úrovně služby, může být užitečné nabídnout trochu informací o tom, proč je zákazník potěšen. Tuto zpětnou vazbu může být předána zaměstnanci a lze ji také vzít v úvahu při školení zaměstnanců a firemních politikách. Pokud například obsluha kabiny učinila letoun letounu zvláště příjemným, může to pomoci vědět, proč, takže letecká společnost může doporučit, aby ostatní letušky následovaly.
Na konci dopisu o spokojenosti zákazníka může spisovatel obsahovat kontaktní informace. Pokud jsou kopie odeslány někomu jinému, lze to poznamenat s CC: a kontaktní informace jiných příjemců. Před odesláním je vhodné znovu přečíst dopis pro jakékoli chyby a pomáhá udržovat jazyk neutrální, protože společnosti mohou ignorovat zneužívání nebo agresivní stížnosti.