Hoe schrijf ik een klanttevredenheidsbrief?

Een klanttevredenheidsbrief moet gedetailleerde informatie bevatten over de situatie en de gewenste oplossing, of het nu een lof is voor een werknemer die verder ging of een defect product heeft vervangen. Dergelijke feedbackbrieven moeten beknopt zijn, omdat het personeel op een bepaalde dag mogelijk een groot aantal moet doorlezen. Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat u contactgegevens verstrekt zodat het bedrijf kan reageren.

Of een ervaring nu positief of negatief was, het helpt om zoveel mogelijk informatie te verstrekken, inclusief de datum, tijd en locatie van het evenement. De klanttevredenheidbrief moet ook de transactie vermelden die heeft plaatsgevonden en, indien mogelijk, de betrokken medewerkers noemen. Alle andere relevante informatie moet worden opgenomen, zodat het bedrijf een volledig overzicht heeft van wat er is gebeurd en wie erbij betrokken was.

In het geval van een klachtenbrief waarbij de wens is om te klagen over een probleem en een oplossing te krijgen, kan het helpen om te bespreken wat er toen is gebeurd. Een klanttevredenheidsbrief kan aangeven dat de klant bijvoorbeeld een supervisor om assistentie heeft gevraagd of op een probleem met een defecte reparatie heeft gewezen bij de reparateur en geen antwoord heeft ontvangen. Als de schrijver contact met iemand anders binnen het bedrijf heeft opgenomen en geen bevredigend resultaat heeft gekregen, moet dit ook worden besproken.

Nadat de informatie in één tot twee paragrafen is vastgelegd, kan de briefschrijver een paragraaf opnemen om te bespreken wat voor soort resolutie gewenst is. Dit kan een terugbetaling, een tegoedbon, een reparatie of een andere oplossing zijn. De klanttevredenheidsbrief moet niet onredelijk zijn, maar moet de doelen van de klant duidelijk maken. In een situatie waarin een klant extra compensatie wil, zoals vervanging van een elektrisch onderdeel dat is mislukt omdat een overspanningsbeveiliging niet correct werkte, moet de klant documentatie zoals kwitanties verstrekken om die claim te ondersteunen.

Wanneer een klanttevredenheidsbrief uiting geeft aan het serviceniveau, kan het nuttig zijn om een ​​beetje informatie te geven over waarom de klant tevreden is. Deze feedback kan aan de werknemer worden doorgegeven en kan ook in aanmerking worden genomen bij de opleiding van werknemers en het bedrijfsbeleid. Als een cabinepersoneel bijvoorbeeld een vliegtuigvlucht bijzonder aangenaam heeft gemaakt, kan het helpen om te weten waarom, zodat de luchtvaartmaatschappij kan aanbevelen dat andere stewardessen volgen.

Aan het einde van de klanttevredenheidsbrief kan de schrijver contactgegevens opnemen. Als kopieën naar iemand anders worden verzonden, kan dit worden genoteerd met een CC: en de contactgegevens van andere ontvangers. Het is raadzaam om de brief voor eventuele fouten opnieuw te lezen, en het helpt de taal neutraal te houden, omdat bedrijven misbruik of agressieve klachten kunnen negeren.