Hoe schrijf ik een klanttevredenheidsbrief?

Een klanttevredenheidsbrief moet gedetailleerde informatie over de situatie en de gewenste resolutie bevatten, of het nu gaat om een ​​werknemer die boven en daarna ging, of een defect product vervangt. Feedbackbrieven van deze aard moeten beknopt zijn, omdat personeel op een bepaalde dag mogelijk een groot aantal moet doorlezen. Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat u contactgegevens verstrekt, zodat het bedrijf kan reageren.

Of een ervaring positief of negatief was, het helpt om zoveel mogelijk informatie te verstrekken, waaronder de datum, tijd en locatie van het evenement. De klanttevredenheidsbrief moet ook de transactie beschrijven die zich voordeed en de betrokken personeelsleden indien mogelijk noemen. Alle andere relevante informatie moet worden opgenomen, dus het bedrijf heeft een volledig overzicht van wat er gebeurde en wie erbij betrokken was.

In het geval van een klachtenbrief waar de wens is om over een kwestie te klagen en een resolutie te krijgen, kan het helpen om te bespreken watwerd op dat moment gedaan. Een klanttevredenheidsbrief kan erop wijzen dat de klant bijvoorbeeld een supervisor om hulp vroeg of een probleem met een defecte reparatie aan de reparatiepersoon heeft aangegeven en geen reactie ontving. Als de briefschrijver contact heeft opgenomen met iemand anders bij het bedrijf en geen bevredigend resultaat heeft gekregen, moet dit ook worden besproken.

Zodra de informatie in één tot twee paragrafen is vastgelegd, kan de letterschrijver een paragraaf opnemen om te bespreken wat voor soort resolutie gewenst is. Dit kan een terugbetaling, een voucher, een reparatie of een andere resolutie zijn. De klanttevredenheidsbrief moet niet onredelijk zijn, maar moet de doelen van de klant duidelijk maken. In een situatie waarin een klant extra compensatie wil, zoals vervanging van een elektrische component die mislukte omdat een overspanningsbeschermer niet correct werkte, moet de klant documentatie geven zoals zoalsOntvangsten om die claim te ondersteunen.

Wanneer een klanttevredenheidsbrief plezier uitgeeft met het serviceniveau, kan het nuttig zijn om een ​​beetje informatie te bieden over waarom de klant tevreden is. Deze feedback kan worden doorgegeven aan de werknemer en kan ook rekening worden gehouden met training en het bedrijfsbeleid van werknemers. Als een hut -bediende bijvoorbeeld een vliegtuigvlucht bijzonder plezierig heeft gemaakt, kan het helpen om te weten waarom, dus de luchtvaartmaatschappij kan aanraden dat andere stewardessen het voorbeeld volgen.

Aan het einde van de klanttevredenheidsbrief kan de schrijver contactgegevens opnemen. Als kopieën naar iemand anders worden verzonden, kan dit worden opgemerkt met een CC: en de contactgegevens van andere ontvangers. Het is raadzaam om de brief voor eventuele fouten opnieuw te lezen voordat u wordt verzonden, en het helpt de taal neutraal te houden, omdat bedrijven beledigende of agressieve klachten kunnen negeren.