Hvordan skriver jeg et kundetilfredshetsbrev?

Et kundetilfredshetsbrev skal inneholde detaljert informasjon om situasjonen og ønsket løsning, enten det er en ros for en ansatt som gikk utover, eller erstatning av et mangelfullt produkt. Tilbakemeldingsbrev av denne art bør være kortfattet, da personell kan trenge å lese gjennom et stort antall på en gitt dag. Det er også viktig å sørge for å gi kontaktinformasjon slik at selskapet kan svare.

Enten en opplevelse var positiv eller negativ, hjelper den å gi så mye informasjon som mulig, inkludert dato, klokkeslett og beliggenhet for arrangementet. Kundetilfredshetsbrevet skal også detaljere transaksjonen som skjedde, og navngi de involverte medarbeiderne om mulig. All annen relevant informasjon bør inkluderes slik at selskapet har en fullstendig oversikt over hva som skjedde og hvem som var involvert.

I tilfelle et klagebrev hvor ønsket er å klage på et spørsmål og få en løsning, kan det bidra til å diskutere hva som ble gjort den gangen. Et kundetilfredshetsbrev kunne indikere at kunden ba for eksempel en veileder om assistanse, eller påpekte et problem med en mangelfull reparasjon til reparasjonspersonen og ikke fikk svar. Hvis brevskriveren tok kontakt med noen andre i selskapet og ikke fikk et tilfredsstillende resultat, bør dette også diskuteres.

Når informasjonen er lagt opp i ett til to ledd, kan brevskriveren inkludere et avsnitt for å diskutere hva slags løsning som ønskes. Dette kan være refusjon, kupong, reparasjon eller annen oppløsning. Kundetilfredshetsbrevet skal ikke være urimelig, men skal gjøre kundens mål klare. I en situasjon der en kunde ønsker ekstra kompensasjon, som erstatning av en elektrisk komponent som mislyktes fordi en overspenningsvern ikke fungerte riktig, bør kunden gi dokumentasjon som kvitteringer for å sikkerhetskopiere kravet.

Når et kundetilfredshetsbrev uttrykker glede med servicenivået, kan det være nyttig å tilby litt informasjon om hvorfor kunden er fornøyd. Denne tilbakemeldingen kan overføres til den ansatte, og den kan også tas i betraktning i opplæring av ansatte og selskapets policyer. Hvis for eksempel en kabinpersonale gjorde en flyreise spesielt hyggelig, kan det hjelpe å vite hvorfor, så flyselskapet kan anbefale at andre flyvertinner følger etter.

På slutten av kundetilfredshetsbrevet kan forfatteren inkludere kontaktinformasjon. Hvis kopier blir sendt til noen andre, kan dette noteres med en CC: og kontaktinformasjonen til andre mottakere. Det anbefales å lese brevet på nytt for eventuelle feil før sending, og det hjelper med å holde språket nøytralt, da selskaper kan se bort fra voldelige eller aggressive klager.