고객 만족 편지는 어떻게 작성합니까?

고객 만족 편지에는 상황과 원하는 해결 방법에 대한 자세한 정보가 포함되어 있어야합니다 (상황 이상의 직원에 대한 칭찬이든 결함있는 제품의 교체이든). 직원이 특정 날짜에 많은 수를 읽을 필요가 있기 때문에 이러한 성격의 피드백 편지는 간결해야합니다. 회사가 응답 할 수 있도록 연락처 정보를 제공하는 것도 중요합니다.

경험이 긍정적이든 부정적이든 관계없이 이벤트 날짜, 시간 및 위치를 포함하여 최대한 많은 정보를 제공하는 데 도움이됩니다. 고객 만족 서한은 또한 발생한 거래를 상세하게 설명하고 가능한 경우 관련된 직원의 이름을 지정해야합니다. 회사가 발생한 일과 관련된 사람에 대한 완전한 개요를 갖도록 다른 관련 정보가 포함되어야합니다.

문제에 대해 불평하고 해결하기를 원하는 불만 서신의 경우 당시에 수행 된 사항을 논의하는 데 도움이 될 수 있습니다. 고객 만족 편지는 고객이 예를 들어 감독자에게 도움을 요청했거나 수리 담당자에게 결함있는 수리 관련 문제를 지적했지만 응답을받지 못했음을 나타낼 수 있습니다. 서신 작가가 회사의 다른 사람에게 연락하여 만족스러운 결과를 얻지 못한 경우에도 이에 대해 논의해야합니다.

정보가 1-2 단락으로 정리되면, 편지 작성자는 어떤 종류의 해결책이 필요한지를 논의하기 위해 단락을 포함시킬 수 있습니다. 환불, 바우처, 수리 또는 다른 해결 방법 일 수 있습니다. 고객 만족 서한은 합리적이지 않아야하지만 고객의 목표를 명확하게해야합니다. 서지 방지기가 올바르게 작동하지 않아 고장이 발생한 전기 부품의 교체와 같이 고객이 추가 보상을 원할 경우 영수증과 같은 문서를 제공하여 해당 청구를 뒷받침해야합니다.

고객 만족 편지가 서비스 수준에 만족을 표할 때, 고객이 왜 만족하는지에 대한 약간의 정보를 제공하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 이 피드백은 직원에게 전달 될 수 있으며 직원 교육 및 회사 정책에서 고려 될 수도 있습니다. 예를 들어 기내 승무원이 비행기 비행을 특히 즐겁게 만든 경우 이유를 아는 데 도움이 될 수 있으므로 항공사는 다른 승무원이 소송을 따르도록 권장 할 수 있습니다.

고객 만족 편지의 끝에, 작가는 연락처 정보를 포함 할 수 있습니다. 사본을 다른 사람에게 보내면 CC : 및 다른 수신자의 연락처 정보로이를 확인할 수 있습니다. 전송하기 전에 오류에 대해 서한을 다시 읽는 것이 좋으며 회사가 모욕적이거나 공격적인 불만을 무시할 수 있으므로 언어를 중립으로 유지하는 데 도움이됩니다.