Hvordan skriver jeg et kundetilfredshedsbrev?

Et kundetilfredshedsbrev skal indeholde detaljerede oplysninger om situationen og den ønskede opløsning, hvad enten det er en ros for en medarbejder, der gik ud over, eller erstatning af et defekt produkt. Feedbackbreve af denne art bør være kortfattet, da personale muligvis skal læse et stort antal igennem en given dag. Det er også vigtigt at sørge for at give kontaktoplysninger, så virksomheden kan svare.

Uanset om en oplevelse var positiv eller negativ, hjælper den med at give så mange oplysninger som muligt, herunder dato, tid og placering af begivenheden. Kundetilfredshedsbrevet skal også specificere transaktionen, der er sket, og navngive de involverede medarbejdere om muligt. Eventuelle andre relevante oplysninger skal inkluderes, så virksomheden har et komplet overblik over, hvad der skete, og hvem der var involveret.

I tilfælde af et klagebrev, hvor ønsket er at klage over et spørgsmål og få en løsning, kan det hjælpe med at diskutere, hvad der blev gjort på det tidspunkt. Et kundetilfredshedsbrev kunne indikere, at kunden for eksempel bad en vejleder om hjælp eller påpegede et problem med en mangelfuld reparation til reparationspersonen og ikke modtog et svar. Hvis brevskriveren kontaktede nogen anden i virksomheden og ikke fik et tilfredsstillende resultat, bør dette også diskuteres.

Når informationen er anbragt i et til to afsnit, kan brevskriveren indeholde et afsnit for at diskutere, hvilken slags opløsning der ønskes. Dette kan være en refusion, en voucher, en reparation eller en anden opløsning. Kundetilfredshedsbrevet bør ikke være urimeligt, men skal gøre kundens mål klare. I en situation, hvor en kunde ønsker yderligere kompensation, som udskiftning af en elektrisk komponent, der mislykkedes, fordi en overspændingsbeskytter ikke fungerede korrekt, skal kunden fremlægge dokumentation som kvitteringer for at sikkerhedskopiere dette krav.

Når et kundetilfredshedsbrev udtrykker glæde over serviceniveauet, kan det være nyttigt at tilbyde lidt information om, hvorfor kunden er tilfreds. Denne feedback kan videresendes til medarbejderen, og den kan også tages i betragtning i medarbejderuddannelse og virksomhedspolitikker. Hvis for eksempel en kabinedeltager gjorde en flyvning særlig underholdende, kan det hjælpe med at vide hvorfor, så flyselskabet kan anbefale, at andre flyvende følger efter.

I slutningen af ​​kundetilfredshedsbrevet kan forfatteren inkludere kontaktoplysninger. Hvis der sendes kopier til nogen anden, kan dette noteres med en CC: og kontaktoplysninger fra andre modtagere. Det tilrådes at læse brevet igen for eventuelle fejl, før det sendes, og det hjælper med at holde sproget neutralt, da virksomheder kan se bort fra voldelige eller aggressive klager.