顧客満足の手紙を書く方法は？

顧客満足の手紙には、状況や希望する解決策に関する詳細な情報が含まれている必要があります。それは、それを超えた従業員への表彰であろうと、欠陥製品の交換であろうとです。 この性質のフィードバックレターは簡潔である必要があります。これは、担当者が特定の日に多数を読む必要がある場合があるためです。 会社が対応できるように、連絡先情報を必ず提供することも重要です。

経験が肯定的であれ否定的であれ、イベントの日付、時刻、場所など、できるだけ多くの情報を提供することが役立ちます。 また、顧客満足の手紙には、発生した取引の詳細を記載し、可能であれば関係するスタッフの名前を明記する必要があります。 他の関連情報が含まれていると、会社は何が起こったのか、誰が関与したのかを完全に把握できます。

問題について苦情を申し立てて解決策を得ることが要望である苦情の手紙の場合、それはその時に何が行われたかを議論するのに役立ちます。 顧客満足の手紙は、たとえば、顧客が監督者に支援を求めた、または欠陥のある修理に関する問題を修理担当者に指摘し、応答がなかったことを示すことができます。 レターライターが会社の他の誰かと連絡を取り、満足のいく結果が得られなかった場合、これについても議論する必要があります。

情報が1〜2段落でレイアウトされると、レターライターは、どのような解決が望まれるかを議論するための段落を含めることができます。 これは、払い戻し、バウチャー、修理、または別の解決策である可能性があります。 顧客満足の手紙は不当なものであってはなりませんが、顧客の目標を明確にする必要があります。 サージプロテクターが正常に機能しなかったために故障した電気部品の交換など、お客様が追加の補償を必要とする状況では、お客様はその請求を裏付ける領収書などの書類を提出する必要があります。

顧客満足度の手紙がサービスのレベルに喜びを表明するとき、顧客が満足している理由について少しの情報を提供することは役に立ちます。 このフィードバックは従業員に中継される場合があり、従業員のトレーニングおよび会社のポリシーで考慮することもできます。 たとえば、客室乗務員が飛行機のフライトを特に楽しくした場合、その理由を知るのに役立ちます。そのため、航空会社は他の客室乗務員が追随することを推奨できます。

顧客満足の手紙の最後に、作家は連絡先情報を含めることができます。 コピーが他の誰かに送信される場合、これはCC：および他の受信者の連絡先情報で記録できます。 送信する前に間違いがないか手紙を読み直すことをお勧めします。また、企業が虐待や攻撃的な苦情を無視する可能性があるため、言語を中立に保つのに役立ちます。