顧客満足書を書くにはどうすればよいですか？

顧客満足書の手紙には、状況と望ましい解決策に関する詳細な情報を含める必要があります。担当者は、特定の日に多数を読む必要がある場合があるため、この性質のフィードバックレターは簡潔でなければなりません。また、会社が応答できるように連絡先情報を提供してください。

経験が肯定的であろうと否定的であろうと、イベントの日付、時刻、場所を含むできるだけ多くの情報を提供するのに役立ちます。また、顧客満足書の手紙は、発生した取引の詳細を詳述し、可能であれば関係するスタッフに名前を付ける必要があります。会社が何が起こったのか、誰が関与したかについての完全な概要を持っているように、その他の関連情報を含める必要があります。

問題について不平を言って解決を得たいという不満の手紙の場合、それは何を議論するのに役立ちます当時行われました。顧客満足書は、たとえば、顧客が監督者に支援を求めたことを示すか、修理担当者への修理の欠陥のある問題を指摘し、応答を受け取らなかったことを示している可能性があります。レターライターが会社の他の誰かに連絡し、満足のいく結果を得なかった場合、これも議論する必要があります。

情報が1〜2段落でレイアウトされたら、レターライターには、どのような解像度が必要かを議論するための段落を含めることができます。これは、払い戻し、バウチャー、修理、または別の解決策かもしれません。顧客満足の手紙は不合理であってはなりませんが、顧客の目標を明確にする必要があります。サージプロテクターが正しく機能しなかったために失敗した電気コンポーネントの交換など、顧客が追加の報酬を必要とする状況では、顧客は次のようなドキュメントを提供する必要がありますその主張を裏付けるための領収書

顧客満足の手紙がサービスのレベルで喜びを表明する場合、顧客が喜んでいる理由について少し情報を提供することは役立ちます。このフィードバックは従業員に中継される可能性があり、従業員のトレーニングや会社のポリシーでも考慮に入れることができます。たとえば、キャビンアテンダントが飛行機の飛行を特に楽しくした場合、その理由を知るのに役立つので、航空会社は他の客室乗務員が追随することを推奨できます。

顧客満足書の最後に、ライターには連絡先情報を含めることができます。コピーが他の誰かに送信された場合、これはCC：他の受信者の連絡先情報で注意することができます。送信する前にエラーについて手紙を読み直すことをお勧めします。虐待的または積極的な苦情を無視する可能性があるため、言語を中立に保つのに役立ちます。