Come scrivo una lettera di soddisfazione del cliente?
Una lettera di soddisfazione del cliente dovrebbe includere informazioni dettagliate sulla situazione e sulla risoluzione desiderata, sia che si tratti di un encomio per un dipendente che è andato al di là o della sostituzione di un prodotto difettoso. Le lettere di feedback di questa natura dovrebbero essere concise, poiché il personale potrebbe essere necessario leggere un gran numero in un dato giorno. È anche importante assicurarsi di fornire informazioni di contatto in modo che la società possa rispondere.
Se un'esperienza era positiva o negativa, aiuta a fornire quante più informazioni possibili tra cui la data, l'ora e la posizione dell'evento. La lettera di soddisfazione del cliente dovrebbe anche dettagliare la transazione che si è verificata e nominare i membri del personale coinvolti, se possibile. Qualsiasi altra informazione pertinente dovrebbe essere inclusa in modo che la società abbia una panoramica completa di ciò che è accaduto e chi è stato coinvolto.
Nel caso di una lettera di reclamo in cui il desiderio è di lamentarsi di un problema e ottenere una risoluzione, può aiutare a discutere cosaera fatto in quel momento. Una lettera di soddisfazione del cliente potrebbe indicare che il cliente ha chiesto assistenza a un supervisore, ad esempio, o ha sottolineato un problema con una riparazione difettosa alla persona di riparazione e non ha ricevuto una risposta. Se lo scrittore di lettere ha contattato qualcun altro in compagnia e non ha ottenuto un risultato soddisfacente, questo dovrebbe essere discusso anche.
Una volta che le informazioni sono state stabilite in uno o due paragrafi, lo scrittore di lettere può includere un paragrafo per discutere del tipo di risoluzione desiderata. Questo potrebbe essere un rimborso, un buono, una riparazione o un'altra risoluzione. La lettera di soddisfazione del cliente non dovrebbe essere irragionevole, ma dovrebbe chiarire gli obiettivi del cliente. In una situazione in cui un cliente desidera un compenso aggiuntivo, come la sostituzione di un componente elettrico che non è riuscito perché un protettore del sovratensione non ha funzionato correttamente, il cliente dovrebbe fornire una documentazione comericevute per eseguire il backup di tale affermazione.
Quando una lettera di soddisfazione del cliente esprime piacere con il livello di servizio, può essere utile offrire un po 'di informazioni sul perché il cliente è contento. Questo feedback può essere trasmesso al dipendente e può anche essere preso in considerazione nella formazione dei dipendenti e nelle politiche aziendali. Se, ad esempio, un assistente di cabina ha fatto un volo di aereo particolarmente divertente, può aiutare a sapere perché, quindi la compagnia aerea può raccomandare che altri assistenti di volo seguano l'esempio.
Alla fine della lettera di soddisfazione del cliente, lo scrittore può includere informazioni di contatto. Se le copie vengono inviate a chiunque altro, questo può essere annotato con un CC: e le informazioni di contatto di altri destinatari. Si consiglia di rileggere la lettera per eventuali errori prima di inviare e aiuta a mantenere la lingua neutrale, poiché le aziende possono ignorare i reclami abusivi o aggressivi.