Hoe schrijf ik non-profit statuten?
Statuten zijn de regels en procedures die elke organisatie gebruikt om haar bestuur, functionarissen en lidmaatschap op te richten en om haar operationele en administratieve activiteiten uit te voeren. De persoon of commissie die verantwoordelijk is voor het schrijven van statuten zonder winstoogmerk, moet bekend zijn met alle overheidsvereisten voor het document, evenals met de algemene doelen en behoeften van de organisatie. Wanneer u non-profit statuten schrijft, moeten deze alle vereiste informatie bevatten, een duidelijk overzicht geven voor het runnen van de organisatie en zo duidelijk en kort mogelijk zijn.
Non-profit statuten moeten de regels en procedures omvatten voor de oprichting van een raad van bestuur. Dit omvat de frequentie en procedure voor de verkiezing of benoeming van bestuursleden, evenals de duur van hun mandaat en het aantal opeenvolgende mandaten dat zij mogen vervullen. Statuten moeten informatie bevatten over hoe bestuursvergaderingen zullen worden geleid, evenals het minimum aantal leden dat vereist is om aanwezig te zijn voor een stemquorum. Procedures voor het verwijderen van een bestuurslid, indien nodig, moeten zeer duidelijk in de statuten worden vermeld. Een verklaring waarin de aansprakelijkheidslimieten voor bestuursleden worden beschreven, is ook een goed idee.
Verkiezing van officieren moet ook in de statuten worden geregeld. De organisatie zonder winstoogmerk zal bepalen welke functionarissen nodig zijn om effectief zaken te doen en vervolgens regels vaststellen voor het kiezen van functionarissen en de duur van hun ambtstermijn. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van elke officier moeten ruim maar duidelijk omschreven zijn. Bovendien is het een goed idee om een verklaring op te nemen over welke leden of assistent-functionarissen bevoegd zijn om in te treden wanneer een functionaris tijdelijk afwezig is.
De organisatie moet beslissen of ze al dan niet stemgerechtigd is. Als het algemene lidmaatschap de bevoegdheid wordt gegeven om over bepaalde kwesties te stemmen, moeten de statuten de procedures voor deze stemming behandelen. Meestal omvat dit een definitie van wie lid is, de individuele rechten van het lid als onderdeel van de organisatie en het proces voor het houden van vergaderingen en het stemmen over kwesties.
Hoewel het van vitaal belang is om te voldoen aan alle toepasselijke voorschriften met betrekking tot statuten zonder winstoogmerk, moeten ze zo kort mogelijk worden gehouden en breed genoeg om de organisatie enige flexibiliteit te bieden. In plaats van bijvoorbeeld te zeggen dat het bestuur op de derde dinsdag van elke maand om 18.00 uur zal vergaderen, is een flexibeler verklaring dat het bestuur op gezette tijden, maar ten minste eenmaal per kwartaal bijeenkomt. Dit geeft de organisatie enige flexibiliteit om vergaderdagen en -tijden indien nodig te wijzigen, maar blijft in overeenstemming met haar eigen statuten. Dit is slechts een mogelijk voorbeeld; de begrippen beknoptheid en flexibiliteit moeten in het algemeen waar mogelijk van toepassing zijn.
Zodra de statuten zijn geschreven, door het bestuur zijn goedgekeurd en bij de juiste bestuursautoriteiten zijn ingediend, moeten ze regelmatig worden herzien, misschien om de drie tot vijf jaar. Een organisatie zonder winstoogmerk kan tijdens de levensduur van richting veranderen en zich concentreren als de behoeften van haar leden veranderen. Lokale en regionale wetten met betrekking tot statuten zonder winstoogmerk kunnen ook van tijd tot tijd veranderen. Statuten moeten het algemene doel van de organisatie weerspiegelen en ondersteunen, en moeten periodiek worden gewijzigd en herzien naarmate de non-profit groeit en rijpt. Het is ook een goed idee om belangrijke wijzigingen in de statuten door een ervaren advocaat te laten beoordelen om ervoor te zorgen dat alle toepasselijke wetten worden nageleefd.