Que sont les services de réponse?
De nombreuses entreprises et organisations ont développé une relation d’amour / haine avec leurs services téléphoniques. Fournir un accès téléphonique au public peut entraîner une augmentation des ventes ou une communication efficace avec les clients, mais cela implique également l’ajout d’employés bien formés pour gérer la charge de travail supplémentaire. Une entreprise peut ne pas être en mesure de fonctionner 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, mais la compagnie de téléphone ne dort jamais. C'est ici que les services de répondeur téléphonique occupent une place essentielle dans les affaires.
Les services de réponse rapide visaient principalement à prendre des messages pour les clients après les heures normales de travail ou pendant les vacances. Par exemple, un médecin ou un avocat peut faire appel à un service de réponse téléphonique pour répondre aux appels d’urgence le week-end. Ces fournisseurs de services de répondeur recevraient les appels transférés du secteur d'activité du client et établiraient généralement leurs limites en tant que gardiens. Les appels importants peuvent être rattachés à un numéro de téléphone de contact, mais il est conseillé aux autres d’appeler le client directement à son retour au bureau.
Maintenant que les services de télécommunication pour les entreprises sont devenus si avancés, le rôle des services de réponse téléphonique a également changé. Les entreprises peuvent désormais «externaliser» la plupart de leurs appels entrants habituels vers des réceptionnistes professionnels formés pour comprendre leur système. Les appels à des références d'emploi, par exemple, peuvent être traités en répondant aux services ayant accès aux archives des ressources humaines. Les commandes en dehors des heures de bureau peuvent également être passées via un programme informatique personnalisé contenant des informations de catalogue spécifiques.
Les services de réponse téléphonique peuvent également aider les petites entreprises à paraître plus grandes. Le personnel de la société de services de répondeur téléphonique peut souvent être répertorié en tant qu’associé de la société du client. Au lieu d'embaucher des représentants des ventes ou des réceptionnistes supplémentaires, une petite entreprise peut suggérer aux appelants de demander «Sheila ou Bill» à un numéro sans frais pré-arrangé. Il se peut que les clients ne réalisent jamais que Sheila et Bill travaillent pour une entreprise de services de répondeur téléphonique. Certaines entreprises de services de répondeur vont même former les travailleurs à devenir des représentants actifs des ventes par téléphone pour leurs clients.
Les services de réponse téléphonique varient considérablement en termes de prix et de flexibilité. Un service téléphonique de base ne peut facturer que quelques dollars par mois, mais les appels téléphoniques peuvent être acheminés par des personnes non familiarisées avec les besoins d'un client particulier. Les répondeurs professionnels peuvent généralement personnaliser leurs forfaits en fonction des besoins du client. Certaines sessions de formation rémunérées peuvent être nécessaires avant que les travailleurs assignés puissent prendre les lignes téléphoniques. Les services de répondeur haut de gamme peuvent tout fournir, de la messagerie téléphonique à la distribution en passant par la vente par téléphone. Ces fournisseurs de services font de la publicité dans les magazines spécialisés et sur Internet. Certains peuvent facturer des frais d'installation importants, alors que d'autres proposent un tarif mensuel fixe pour un numéro sans frais et les services de leurs employés.