Wat zijn antwoorddiensten?
Veel bedrijven en organisaties hebben een haat / liefde verhouding ontwikkeld met hun telefoondiensten. Telefonische toegang bieden aan het publiek kan leiden tot meer verkoop of effectieve communicatie met klanten, maar het betekent ook de toevoeging van goed opgeleide medewerkers om de extra werklast aan te kunnen. Een bedrijf kan misschien niet 24/7 werken, maar het telefoonbedrijf slaapt nooit. Dit is waar antwoorddiensten een essentiële niche in het bedrijfsleven vervullen.
Vroege antwoorddiensten waren voornamelijk gericht op het aannemen van berichten voor klanten na normale werkuren of tijdens vakanties. Een arts of advocaat kan bijvoorbeeld antwoorddiensten inhuren om noodoproepen in het weekend af te handelen. Deze antwoordaanbieders zouden doorverbonden oproepen ontvangen van de business line van de klant en hun beperkingen meestal als zorgverleners vaststellen. Belangrijke oproepen kunnen worden doorverbonden naar een telefoonnummer, maar anderen zouden worden geadviseerd om de klant rechtstreeks te bellen bij zijn terugkeer naar het kantoor.
Nu telecommunicatiediensten voor bedrijven zo geavanceerd zijn geworden, is ook de rol van antwoorddiensten veranderd. Bedrijven kunnen nu de meeste van hun routinematige inkomende oproepen naar professionele telefonische receptionisten 'trainen' om hun systeem te begrijpen. Oproepen voor werkgelegenheidsreferenties kunnen bijvoorbeeld worden afgehandeld door diensten te beantwoorden met toegang tot personeelsgegevens. Na-uren verkooporders kunnen ook worden overgenomen via een aangepast computerprogramma met specifieke catalogusinformatie.
Antwoorddiensten kunnen ook kleinere bedrijven helpen groter te lijken. Het personeel van het antwoordapparaatbedrijf kan vaak worden vermeld als medewerkers van het bedrijf van de klant. In plaats van extra verkoopmedewerkers of receptionisten in te huren, kan een kleiner bedrijf suggereren dat bellers 'Sheila of Bill' vragen op een vooraf afgesproken gratis nummer. Klanten zullen misschien nooit beseffen dat Sheila en Bill daadwerkelijk werken voor een antwoordapparaat. Sommige antwoorddienstenbedrijven zullen zelfs werknemers trainen om actieve telefonische verkoopvertegenwoordigers voor hun klanten te worden.
Antwoorddiensten variëren sterk in prijs en flexibiliteit. Een standaardtelefoonbeantwoordingsservice brengt misschien maar een paar dollar per maand in rekening, maar telefoontjes kunnen worden uitgevoerd door mensen die niet vertrouwd zijn met de behoeften van een bepaalde klant. Professionele antwoorddiensten kunnen hun plannen meestal aanpassen aan de behoeften van de klant. Sommige betaalde trainingssessies kunnen betrokken zijn voordat de toegewezen werknemers de telefoonlijnen kunnen overnemen. Geavanceerde antwoorddiensten kunnen alles bieden, van telefoonberichten tot verzending tot telefoonverkoop. Deze dienstverleners adverteren zwaar in vakbladen en op internet. Sommigen brengen een aanzienlijk bedrag in rekening, terwijl anderen een vast maandelijks tarief aanbieden voor een gratis nummer en de diensten van hun werknemers.