Co jsou záznamníky?

Mnoho společností a organizací si vytvořilo vztah lásky a nenávisti se svými telefonními službami. Poskytnutí telefonního přístupu k veřejnosti může vést ke zvýšení prodeje nebo efektivní komunikaci s klienty, ale také to znamená přidání dobře vyškolených zaměstnanců, aby zvládli další pracovní vytížení. Společnost nemusí být schopna provozu 24/7, ale telefonní společnost nikdy nespí. To je místo, kde záznamové služby vyplňují zásadní mezeru v podnikání.

Služby včasného odpovídání se zaměřovaly především na přijímání zpráv pro klienty po běžné pracovní době nebo během dovolené. Lékař nebo právník si například může najmout záznamníky, aby zařídil tísňová volání například o víkendu. Tito poskytovatelé záznamových služeb by přijímali přenesené hovory z obchodní linie klienta a obvykle stanovovali svá omezení jako pečovatelé. Důležité hovory mohou být propojeny na kontaktní telefonní číslo, ostatním by však bylo doporučeno zavolat klientovi přímo po jeho návratu do kanceláře.

Nyní, když telekomunikační služby pro podniky staly tak pokročilými, se změnila také role záznamových služeb. Společnosti nyní mohou „farmovat“ většinu svých běžných příchozích hovorů profesionálním telefonním recepčním vyškoleným k pochopení jejich systému. Například výzvy k zaměstnání mohou být zpracovány prostřednictvím odpovědných služeb s přístupem k záznamům lidských zdrojů. Pohodinové prodejní objednávky lze také převzít pomocí přizpůsobeného počítačového programu se specifickými katalogovými informacemi.

Odpovídací služby mohou také pomoci menším společnostem, které se zdají být větší. Zaměstnanci společnosti poskytující záznamník mohou být často uváděni jako spolupracovníci společnosti klienta. Menší společnost místo najmutí dalších obchodních zástupců nebo recepčních může navrhnout, aby volající požádali o „Sheilu nebo Billa“ na předem dohodnutém bezplatném čísle. Zákazníci si nikdy nemusí uvědomit, že Sheila a Bill skutečně pracují pro společnost poskytující záznamník. Některé společnosti poskytující záznamové služby dokonce vyškolí pracovníky, aby se stali aktivními obchodními zástupci svých klientů.

Odpovídací služby se velmi liší v ceně a flexibilitě. Základní telefonní záznamník může účtovat pouze několik dolarů měsíčně, ale telefonní hovory mohou provádět lidé, kteří nejsou obeznámeni s potřebami konkrétního klienta. Profesionální záznamníkové služby si obvykle mohou své plány přizpůsobit podle potřeb klienta. Před placenými pracovníky mohou převzít telefonní linky. Odpovídací služby vyšší třídy mohou poskytovat vše od telefonních zpráv po odeslání až po prodej telefonů. Tito poskytovatelé služeb silně inzerují v obchodních časopisech a na internetu. Někteří mohou účtovat značný instalační poplatek, zatímco jiní nabízejí paušální částku za bezplatné číslo a služby svých zaměstnanců.