Quelles sont les exigences de l'offre?
Un processus de candidature implique une personne ou une entreprise qui demande aux fournisseurs de soumettre des prix pour un projet. Les exigences de soumission, souvent appelées spécifications de soumission, sont toutes les exigences que le fournisseur doit prendre en compte lors de la création de sa proposition. Cela peut inclure des spécifications telles que les matériaux, les délais, les qualifications de la main-d’œuvre, etc. Les exigences en matière de soumission doivent être clairement définies dans la demande de proposition et réitérées dans le contrat final signé par les deux parties. Le terme peut également être utilisé pour désigner toutes les informations devant figurer dans le dossier de soumission du fournisseur, pouvant inclure une preuve de documents d'assurance, des informations de contact et des cotes de crédit.
Le but des exigences de soumission est de s'assurer que tous les prix reçus sont pour le même travail. Par exemple, si on demandait aux vendeurs de ne peindre que le prix d'un nouvel immeuble de bureaux, chacun d'eux pourrait supposer un nombre différent de pièces, choisir sa propre peinture, faire des hypothèses sur le nombre de couleurs à utiliser et définir son propre calendrier. Cela pourrait entraîner des prix qui ne peuvent pas être comparés correctement et qui ne reflètent pas vraiment ce que le client veut.
Dans ce cas, les exigences de l'offre indiqueraient le délai dans lequel les travaux doivent être achevés, la superficie en pieds carrés à couvrir et le nombre de couleurs à utiliser. Les exigences pourraient en outre préciser si les travaux de finition doivent être inclus, quelle marque et quel lustre de peinture doivent être utilisés, si les murs doivent être apprêtés ou non, ainsi que le matériau à partir duquel ils sont fabriqués. Cela permet à chaque entrepreneur potentiel de soumissionner avec les mêmes spécifications, de sorte que les prix reflètent réellement les besoins du client.
D'autres types de spécifications sont souvent inclus dans les exigences de soumission. Par exemple, une entreprise peut exiger que tous les vendeurs aient une assurance responsabilité et une assurance contre les accidents du travail. Certaines entreprises, en particulier celles gérées ou réglementées par un organisme gouvernemental, peuvent exiger qu'une partie de chaque offre soit exécutée par des entreprises appartenant à une minorité ou à une femme, ou que les matériaux respectent certaines normes environnementales.
Les fournisseurs qui répondent à une demande d’enchère doivent indiquer les domaines dans lesquels ils n’ont pas satisfait aux exigences de l’offre et peuvent fournir une offre conforme aux exigences ainsi qu’une autre option. Il est généralement sage d'expliquer pourquoi et d'indiquer ce que le fournisseur a l'intention de faire à la place. Par exemple, une entreprise peut spécifier une marque de peinture particulière. Si, toutefois, un fournisseur bénéficie d'une remise avec une marque qui peut être prouvée comme comparable, il peut enchérir selon les spécifications d'origine et fournir une deuxième offre montrant les économies possibles en changeant de marque.