Wat zijn biedingsvereisten?
Een biedingsproces houdt in dat een persoon of bedrijf leveranciers vraagt om prijzen voor een project in te dienen. Biedingsvereisten, vaak biedingsspecificaties genoemd, zijn alle vereisten waarmee de verkoper rekening moet houden bij het opstellen van zijn voorstel. Dit kunnen specificaties zijn zoals materialen, tijdsbestek, arbeidskwalificaties en meer. Biedingsvereisten moeten duidelijk worden gedefinieerd in het verzoek om een voorstel en moeten worden herhaald in het definitieve contract zoals ondertekend door beide partijen. De term kan ook worden gebruikt om te verwijzen naar alle informatie die in het biedpakket van de verkoper moet voorkomen, zoals bewijs van verzekeringsdocumenten, contactgegevens en kredietwaardigheid.
Het doel van biedingsvereisten is om ervoor te zorgen dat alle ontvangen prijzen voor hetzelfde werk zijn. Als leveranciers bijvoorbeeld alleen wordt gevraagd om een nieuw kantoorgebouw te schilderen, kan elke verkoper een ander aantal kamers aannemen, zijn eigen verf kiezen, veronderstellingen doen over het aantal kleuren dat moet worden gebruikt en kan hij zijn eigen tijdlijn bepalen. Dit kan leiden tot prijzen die niet goed kunnen worden vergeleken en die niet echt weergeven wat de klant wil.
In dit geval zouden de biedvereisten het tijdsbestek weergeven waarin het werk moet worden voltooid, de vierkante meters die moeten worden bedekt en het aantal te gebruiken kleuren. De eisen kunnen verder specificeren of trimwerk moet worden opgenomen, welk merk en glans van verf moet worden gebruikt, of de muren al dan niet moeten worden gegrond en het materiaal waarvan de muren zijn gemaakt. Hierdoor kan elke potentiële aannemer op exact dezelfde specificaties bieden, zodat de prijs echt de behoeften van de klant weerspiegelt.
Andere soorten specificaties worden vaak ook opgenomen in biedingsvereisten. Een bedrijf kan bijvoorbeeld van alle leveranciers eisen dat ze een aansprakelijkheids- en werknemersverzekeringsverzekering afsluiten. Sommige bedrijven, met name bedrijven die worden geëxploiteerd of gereguleerd door een overheidsinstantie, kunnen eisen dat een bepaald deel van elk bod wordt uitgevoerd door bedrijven die in handen zijn van minderheden of vrouwen, of dat materialen aan bepaalde milieunormen voldoen.
Verkopers die op een biedingsverzoek reageren, moeten elk gebied aangeven waarin ze niet aan de biedingsvereisten hebben voldaan en kunnen één bod bieden dat aan de vereisten voldoet, samen met een alternatieve optie. Het is meestal verstandig om uit te leggen waarom en te vermelden wat de verkoper van plan is te doen. Een bedrijf kan bijvoorbeeld een bepaald verfmerk specificeren. Als een verkoper echter een korting heeft met een merk waarvan kan worden aangetoond dat het vergelijkbaar is, kan de verkoper de job bieden volgens de oorspronkelijke specificaties en ook een tweede bod uitbrengen dat de kostenbesparingen weergeeft die mogelijk zijn door van merk te veranderen.