Hva er budkrav?

En anbudsprosess involverer en enkeltperson eller virksomhet som ber leverandører om å sende inn priser for et prosjekt. Budkrav, ofte kalt budspesifikasjoner, er alle kravene som leverandøren må ta hensyn til når han oppretter sitt forslag. Dette kan inkludere spesifikasjoner som materialer, tidsramme, arbeidskvalifikasjoner og mer. Budkrav bør være klart definert i forespørselen om forslag og bør gjentas i den endelige kontrakten som undertegnet av begge parter. Begrepet kan også brukes til å referere til all informasjon som må vises i leverandørens budpakke, som kan inneholde bevis på forsikringsdokumenter, kontaktinformasjon og kredittvurderinger.

Hensikten med budkravene er å sikre at alle mottatte priser er for det samme arbeidet. For eksempel, hvis leverandører bare ble bedt om å prise maling av et nytt kontorbygg, kan hver leverandør anta et annet antall rom, velge sin egen maling, komme med antagelser om hvor mange farger som skal brukes og kan sette sin egen tidslinje. Dette kan føre til priser som ikke kan sammenlignes ordentlig, og som ikke reflekterer hva kunden ønsker.

I dette tilfellet vil budkravene skissere tidsrammen som arbeidet må fullføres, de firkantede opptakene som skal dekkes og antall farger som skal brukes. Kravene kan videre spesifisere om trimarbeid skal inkluderes, hvilket merke og glans av maling som skal brukes, om veggene må grunnes eller ikke, og materialet som veggene er laget av. Dette gjør at hver potensielle entreprenør kan by på nøyaktig samme spesifikasjoner slik at prisingen virkelig reflekterer kundens behov.

Andre typer spesifikasjoner er ofte også inkludert i budkrav. For eksempel kan et selskap kreve at alle leverandører har ansvar og kompensasjonsforsikring for arbeidstakere. Noen selskaper, særlig de som drives eller reguleres av et statlig organ, kan kreve at en viss del av hvert bud blir utført av minoritets- eller kvinneeide selskaper, eller at materialer oppfyller visse miljøstandarder.

Leverandører som svarer på en budforespørsel, må angi hvilket område de ikke har oppfylt budkrav og kan gi ett bud som oppfyller kravene sammen med et alternativt alternativ. Det er vanligvis lurt å forklare hvorfor og oppgi hva leverandøren har tenkt å gjøre i stedet. For eksempel kan en virksomhet spesifisere et bestemt merke maling. Hvis en leverandør imidlertid har rabatt med et merke som kan bevises å være sammenlignbart, kan leverandøren by på jobben i henhold til de opprinnelige spesifikasjonene og også gi et andre bud som viser kostnadsbesparelser som er mulige ved å bytte merke.