Quels sont les frais de transport?

Les frais de déplacement sont tous les types de coûts associés aux déplacements aller-retour sur les sites lors d'activités professionnelles. Les dépenses de ce type sont généralement présentées sur un compte de dépenses à un employeur, qui rembourse ensuite à l'employé les éventuels frais non remboursés. Selon les lois fiscales en vigueur dans la juridiction où se trouvent l'employé et la société, les frais de déplacement peuvent être autorisés ou non en déduction fiscale.

Dans de nombreuses régions, les frais de déplacement sont considérés comme un sous-ensemble des frais de déplacement professionnels. Les frais de déplacement peuvent inclure des frais tels que les frais de représentation pour les clients, les billets d’avion, la nourriture et l’hébergement pendant un voyage d’affaires, mais cette forme de coût est uniquement axée sur les frais de transport réels liés aux déplacements en cours jusqu’au lieu de travail. Par exemple, un employeur peut choisir de payer chaque jour les coûts associés à un employé habitant à l'extérieur de la ville pour se rendre au travail et en revenir, si cela fait partie de son ensemble d'avantages sociaux. Cela prend généralement la forme de payer à l'employé un taux fixe par mile ou kilomètre parcouru. Comme pour tous les frais de déplacement, l’employé fournira un rapport de dépenses comprenant des informations détaillées sur le déplacement, y compris le kilométrage concerné et le montant total de la demande de dépense pour la période couverte.

Que les frais de déplacement soient déductibles ou non varie d’une région à l’autre. Dans certains pays et même dans différentes juridictions au sein des pays, les employés doivent déclarer tout remboursement effectué par leurs employés en tant que revenu dans leurs déclarations de revenus. Dans ce cas, les frais de transport légitimes qui ne sont pas remboursés peuvent également être utilisés comme déduction. Les lois fiscales d'autres juridictions n'exigent pas de déclarer le remboursement en tant que revenu et ne considèrent aucun solde des coûts qui ne sont pas remboursés comme une déduction, mais classés comme des dépenses personnelles. Des exceptions sont parfois faites, en particulier si l'employé a comme lieu principal de travail son domicile mais est obligé de se rendre sur le site de l'employeur à l'occasion.

Les propriétaires d'entreprise peuvent également enregistrer les frais de déplacement lorsqu'ils effectuent un voyage pour le compte d'une entreprise. En règle générale, un formulaire doit être utilisé pour documenter les dépenses avant tout type de remboursement, et l'activité est enregistrée dans les livres comptables de la société selon les principes comptables généralement reconnus. Comme pour les employés, il existe des différences quant à savoir si les coûts peuvent être réclamés à titre de déductions et si les remboursements doivent être comptés comme revenu. Afin de déterminer correctement si des taxes sont dues ou si des dépenses de transport non payées peuvent être légitimement utilisées à des fins de déduction fiscale, il est important de consulter un professionnel de la fiscalité avant de produire les déclarations de revenus annuelles.