Vad är pendlingskostnader?

Pendlingskostnader är alla typer av kostnader som är förknippade med att resa till och från platser när de arbetar med arbetsrelaterade aktiviteter. Kostnader av denna typ skickas vanligtvis ut på ett utgiftskonto till en arbetsgivare, som sedan ersätter arbetstagaren för eventuella tillåtna ur fickkostnader. Beroende på gällande skattelagar som gäller i den jurisdiktion där den anställde och företaget är beläget, kan pendlingskostnader tillåtas eller inte får tillåtas som skatteavdrag.

På många områden betraktas pendlingskostnader som en delmängd av affärsresekostnader. Medan resekostnader kan inkludera kostnader som underhållning för kunder, flyg, mat och logi under en affärsresa, fokuserar denna specifika kostnadsform enbart på faktiska transportkostnader som har att göra med pågående resor till och från affärsplatsen. Till exempel kan en arbetsgivare välja att betala kostnaderna för en anställd som bor utanför staden för att köra till och från arbetet varje dag, om det är en del av den anställdes förmånspaket. Vanligtvis sker detta i form av att betala den anställde en fast ränta per mil eller kilometer. Liksom alla resekostnader kommer den anställda att lämna en kostnadsrapport som innehåller detaljer om resan, inklusive den berörda körsträckan och det totala beloppet för kostnadsförfrågan för den täckta perioden.

Huruvida pendlingskostnader är avdragsgilla eller inte varierar från ett område till ett annat. I vissa länder och till och med inom olika jurisdiktioner i länder måste anställda rapportera alla ersättningar från anställda som inkomst på skattedeklarationerna. När så är fallet kan alla legitima transportkostnader som inte återbetalas också användas som avdrag. Skattelagstiftning i andra jurisdiktioner kräver inte rapportering av återbetalningen som inkomst och anser inte att någon balans av kostnaderna som inte återbetalas räknas som ett avdrag utan klassificeras som personliga utgifter. Ibland görs undantag, speciellt om den anställde har sitt hem som den främsta platsen för arbetet, men ibland är skyldig att pendla till en arbetsgivarplats.

Företagare kan också logga pendlingskostnader när de bedriver resor på uppdrag av ett företag. Vanligtvis måste ett formulär användas för att dokumentera utgifterna innan någon typ av återbetalning äger rum, och aktiviteten registreras i företagets redovisningsböcker med användning av allmänt accepterade redovisningsprinciper. Liksom med anställda finns det en viss skillnad i om kostnaderna kan anses vara avdrag och om ersättningarna måste räknas som inkomst. För att fastställa om skatter förfaller eller om obetalda pendlingskostnader legitimt kan användas som skatteavdrag är det viktigt att konsultera en skatteprofessionell innan du lämnar in årliga skattedeklarationer.