Quels sont les meilleurs conseils pour l'étiquette de téléphone professionnel?
L'étiquette de téléphone professionnel n'est pas particulièrement compliquée, bien que ce soit certainement important, et bon nombre des règles qui s'appliquent à l'étiquette de téléphone appropriée pour les appels personnels peuvent s'appliquer aux appels professionnels. Il existe cependant certaines exceptions et une personne ne doit généralement pas démontrer la familiarité avec une conversation professionnelle qu’elle pourrait montrer lorsqu’elle parle à des amis. En général, une personne doit parler clairement dans le combiné, être polie au téléphone et remercier l’autre pour le temps qu’il a passé à la fin de la conversation, le cas échéant. De plus, l'étiquette téléphonique professionnelle prend également en compte les rôles de chaque personne au téléphone, puisqu'un employeur au cours d'un appel peut avoir des obligations différentes de celles d'un employé.
Il n’existe pas nécessairement de règles strictes qui couvrent tous les éléments de l’étiquette de téléphone professionnel, mais il existe certaines directives générales qui peuvent être prises en compte lors d’un appel d’affaires. Cependant, bon nombre de ces conseils dépendent beaucoup du rôle de chacun lors d’un appel téléphonique. Par exemple, si quelqu'un appelle pour parler d'un entretien d'embauche avec un employeur potentiel ou parle à son patron, il existe différents rôles de pouvoir. Une personne se trouve dans une position subordonnée par rapport à une autre et doit faire particulièrement attention à rester respectueuse et polie pendant l'appel.
La personne en position de pouvoir au cours d'un appel téléphonique professionnel peut ne pas être aussi obligée d'observer certains aspects de l'étiquette du téléphone professionnel, bien que cela soit généralement considéré comme poli. La politesse, en général, est l’un des principes fondamentaux de l’étiquette de téléphone au travail, et celui qui passe un appel d’affaires doit veiller à rester poli et respectueux envers l’autre personne. Une personne appelant une autre personne pour un appel d’affaires doit également se présenter, qu’il s’agisse d’un identificateur abrégé pour une personne appelant une autre personne avec laquelle il est familier ou d’une introduction plus formelle pour un appel initial.
Les bonnes pratiques en matière de téléphone professionnel incluent également généralement une personne remerciant l’autre pour le temps qu’il a passé à la fin d’un appel, encore une fois dicté par les positions de pouvoir de chaque personne participant à l’appel. Une bonne ligne directrice générale est que quelqu'un essaie de traiter une autre personne comme elle voudrait être traitée lors d'un appel téléphonique. En règle générale, une personne ne doit pas mettre une autre personne en attente lors d'un appel téléphonique professionnel important, ce qui peut indiquer qu'un autre facteur est plus important que l'entreprise gérée par téléphone. Parler clairement est également un aspect important de l'étiquette du téléphone professionnel pour éviter les problèmes de communication, et est particulièrement vital pour les conférences téléphoniques ou les appels passés à l'aide d'un téléphone à haut-parleur.