Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące etykiety biznesowej?
Etykieta telefonu służbowego nie jest szczególnie skomplikowana, choć z pewnością jest ważna, a wiele zasad mających zastosowanie do właściwej etykiety telefonicznej dla połączeń osobistych może mieć zastosowanie do połączeń biznesowych. Istnieją jednak pewne wyjątki i ktoś zazwyczaj nie powinien wykazywać znajomości rozmowy biznesowej, którą może pokazać podczas rozmowy z przyjaciółmi. Ogólnie rzecz biorąc, ktoś powinien wyraźnie mówić do odbiornika, być uprzejmy podczas rozmowy telefonicznej, a także dziękować drugiej osobie za czas na końcu rozmowy, gdy jest to właściwe. Etykieta telefonu służbowego zazwyczaj bierze również pod uwagę role każdej osoby przez telefon, ponieważ pracodawca podczas rozmowy może mieć inne obowiązki niż pracownik.
Nie muszą istnieć żadne twarde i szybkie zasady dotyczące każdego elementu etykiety telefonu służbowego, ale istnieją pewne ogólne wytyczne, które można rozważyć podczas rozmowy biznesowej. Wiele z tych wskazówek zależy jednak w dużej mierze od roli każdej osoby podczas rozmowy telefonicznej. Na przykład, jeśli ktoś dzwoni, aby porozmawiać z potencjalnym pracodawcą na temat rozmowy kwalifikacyjnej lub rozmawia z szefem, wówczas istnieją różne role władzy. Jedna osoba jest podporządkowana drugiej i powinna szczególnie uważać, aby zachować szacunek i uprzejmość podczas rozmowy.
Osoba na stanowisku władzy podczas rozmowy biznesowej może nie być tak zachowana, aby przestrzegać pewnych aspektów etykiety biznesowej, chociaż jest to powszechnie uważane za grzeczne. Ogólnie rzecz biorąc, uprzejmość jest podstawowym aspektem etykiety telefonu służbowego, a osoba wykonująca połączenie służbowe powinna pozostać uprzejma i szanowana wobec drugiej osoby. Ktoś dzwoniący do innej osoby w celu połączenia służbowego powinien również przedstawić się, czy to krótki identyfikator osoby dzwoniącej do innej osoby, którą zna, czy też bardziej formalne wprowadzenie do pierwszego połączenia.
Właściwa etykieta telefonu służbowego zazwyczaj obejmuje również jedną osobę dziękującą drugiej osobie za jej czas pod koniec rozmowy, co często jest podyktowane mocą każdej osoby w trakcie rozmowy. Dobrą ogólną wskazówką jest, aby ktoś próbował traktować inną osobę tak, jak chciałaby być traktowana podczas rozmowy telefonicznej. Ktoś zazwyczaj nie powinien zawieszać innej osoby podczas ważnej biznesowej rozmowy telefonicznej, ponieważ może to wskazywać, że coś innego jest ważniejsze niż działalność prowadzona przez telefon. Jasne mówienie jest również ważnym aspektem etykiety telefonu służbowego, aby uniknąć nieporozumień, i jest szczególnie istotne w przypadku połączeń konferencyjnych lub połączeń wykonywanych przez telefon głośnomówiący.